Så gör du årsredovisningen så enkel som möjligt för aktiebolaget

Det finns flera krav på en årsredovisning för aktiebolag. Som företagsägare är det viktigt att du ser till att alla dokument skickas in i tid, och dessutom att årsredovisningen innehåller alla delar den ska göra enligt lagen. Många företagare är stressade när det är dags för årsredovisning eftersom det är en så stor och väsentlig del av verksamhetens dokumentation. I den här artikeln kommer vi ge tips på hur du kan göra årsredovisningen så smidigt och enkel som möjligt.

Skillnad mellan större och mindre aktiebolag

I Sverige gör vi skillnad på stora och små aktiebolag när det kommer till årsredovisningen. Ett större aktiebolag behöver göra en mer omfattande årsredovisning. Det första steget för dig som driver ett företag är därför att ta reda på vilka regler som gäller för bolaget. 

För att ett aktiebolag ska räknas som mindre ska det under på de två senaste räkenskapsåren leva upp till två eller tre av de här kriterierna:

• Aktiebolaget har färre än 50 anställda i genomsnitt under räkenskapsåret
• Aktiebolaget har en balansräkning på mindre än 40 miljoner kronor
• Aktiebolaget har en nettoomsättning på mindre än 80 miljoner kronor

Majoriteten av alla aktiebolag i Sverige är således mindre sådana. Stora aktiebolag har ofta egna ekonomiavdelningar med personal som tar fram årsredovisningen. Om du är osäker på hur du ska göra årsredovisningen, det vill säga enligt vilka regler den ska göras, så kan du alltså utgå från punktlistan ovan när du bedömer om bolaget ska räknas som större eller mindre. 

Fördelen med att aktiebolaget räknas som mindre är att reglerna för årsredovisningen är snällare, eller så att säga lite mindre omfattande. Därmed behöver mindre aktiebolag inte skicka in lika många dokument. 

Nystartade aktiebolag

För att ett aktiebolag ska räknas som större ska ett aktiebolag som mest stämma in på en av punkterna i listan ovan, och det ska vara så under de två senast gångna räkenskapsåren. Det här betyder i korthet att inget aktiebolag som är nystartat måste göra en mer omfattande årsredovisning, det vill säga en sådan som krävs av större aktiebolag. En sådan kallas för K3. Det är först när det har gått två år i verksamheten som en sådan kan komma att behövas.

Med andra ord kan alla nystartade aktiebolag unde de två första räkenskapsåren göra en årsredovisning enligt de mindre omfattande reglerna, även kallade för K2. K3 är det som gäller för större aktiebolag. 

Vad ska ingå i en K2-årsredovisning?

Vi kommer nu gå in på vad som ska ingå i en årsredovisning som ska göras enligt K2-reglerna, det vill säga de regler som gäller för aktiebolag som räknas som mindre. En sådan årsredovisning ska innehålla:

• förvaltningsberättelse
• balansräkning
• resultaträkning
• noter
• underskrifter

Vad är en förvaltningsberättelse?

Alla aktiebolag ska lämna in en förvaltningsberättelse som en obligatorisk del av företagets årsredovisning. I förvaltningsberättelsen ska företaget beskriva vilka de viktigaste händelserna är som skett i företaget under året som gått. Berättelsen ska skrivas som en löpande text, alltså med ord och inte diagram eller tabeller. 

Förutom att de viktigaste händelserna ska beskrivas i berättelsen ska den även innehålla en del uppgifter om själva företaget, såsom verksamhetsområde, säte, en översikt av företagsutvecklingen och förändringar i det egna kapitalet. Du kan läsa mer om vad som gäller för en förvaltningsberättelse och dess innehåll hos Bolagsverket.

Det går också bra att läsa hos Bokföringsnämnden för att ta reda på vad som gäller för aktiebolag som följer regelverket K2. 

Vad är en balansräkning?

En balansräkning är en bild av vilka tillgångar och skulder det finns i företaget på balansdagen. Balansdagen är den allra sista dagen på räkenskapsåret som årsredovisningen gäller. Ibland kan man också kalla balansräkning för balansomslutning. 

Det som alltid ska ingå i en balansomslutning, eller balansräkning är information om :

• Eget kapital
• Tillgångar
• Avsättningar
• Skulder

Något som är viktigt att veta är att tillgångarna måste vara lika stora som avsättningarna, det egna kapitalet och skulderna på balansdagen. 

Vad är en resultaträkning?

En resultaträkning är där ett aktiebolag sammanfattar alla kostnader och intäkter som förekommit i bolaget under räkenskapsåret. När det kommer till aktiebolag som gör sin årsredovisning enligt K2-regelverket så ska dessa upprätta en kostnadsslagsindelad resultaträkning. En sådan visar vilka prestationer företaget haft under året, och även vad det har kostat att faktiskt verkställa de prestationerna.

Vad är noter?

Noter är obligatoriskt för alla aktiebolag som ska lämna in en årsredovisning, det vill säga även för aktiebolag som redovisar enligt K2. Noter är en specifikation över det innehåll som finns i balansomslutningen och resultaträkningen. Noter kan också kallas för tilläggsupplysningar. 

I noterna ska det framgå hur många anställda företaget har haft i medeltal under året och vilka principer gällande värderingar företaget har. Det gäller för alla aktiebolag. Det kan också vara bra att lämna in noter tillsammans med årsdeklarationen om skulder på lång sikt och förändringar i företagets egna kapital. 

Vem ska skriva under?

En årsredovisning ska innehålla åtminstone de bilagor vi har gått igenom här ovan. När årsredovisningen är klar ska styrelsen skriva under den. Underskrifterna ska bestå av en underskrift, namnförtydligande och datum för när underskriften gjorts. De som ska skriva under årsredovisningen är alla styrelseledamöter, och även VD:n. 

Så här kan du förenkla årsredovisningen i aktiebolag

Att göra en årsredovisning så enkel att göra som möjligt handlar i mångt och mycket om att faktiskt veta vad det är som förväntas av företaget. Det finns många mindre aktiebolag, speciellt nystartade sådana, som skjuter upp det här tills det faktiskt är dags att ta fram årsredovisningen. Det är självklart inte så konstigt, men det är också sådana saker som gör att det blir stressigt och känns svårt. 

Vi kommer gå igenom ett par tips på hur det går att förenkla årsredovisningen på ett sätt så att den tar så lite av er tid i anspråk som möjligt samtidigt som allting blir korrekt enligt gällande regler. 

1. Ha koll på alla datum
   Det här är den gyllene regeln nummer ett. Alla aktiebolag måste veta vilka datum som gäller för när årsredovisningen ska lämnas in. Om det skulle vara så att den lämnas in för sent kan företaget behöva betala en förseningsavgift, och det är onödiga pengar att avsätta på något sådant.
   Det som i korthet gäller är att en årsredovisning ska vara inlämnad till Bolagsverket inom sju månader efter det att räkenskapsåret har tagit slut. Men det tillkommer utöver det också andra regler. De reglerna gäller för sådana aktiebolag som kommer ha en bolagsstämma. Reglerna är:

• Om aktiebolaget har en egen revisor ska årsredovisningen vara färdig två veckor innan årsstämman hålls. Om det inte finns en egen revisor är den tidsgränsen istället sex månader. 
• Årsstämman ska hållas senast sex månader efter att räkenskapsåret slutat.
• Efter att årsstämman varit måste årsredovisningen skickas till Bolagsverket. Detta ska ske inom en månad.

2. En välplanerad bokföring underlättar arbetet
   Även fast det under årets gång kan kännas tidsödande att behöva avsätta tid på en genomgående och tydlig dokumentation och bokföring så är det värt tiden. Att ha en så välgjord löpande bokföring som möjligt kommer nämligen göra att det blir väldigt mycket enklare att sedan ta fram årsredovisningen och alla dess bilagor.
   
3. Spara alla nödvändig dokument systematiskt
   Fakturor och kvitton måste vara sparade. De ska föras in i företagets ekonomisystem löpande under räkenskapsåret. Även fast det är ett krav enligt bokföringslagen är det något som många företag, speciellt mindre aktiebolag, slarvar en del med. 
   Att aktiebolag som är mindre slarvar med det är inte så konstigt egentligen. Men, eftersom den här texten handlar om hur man kan göra årsredovisningen så enkel som möjligt är det här också något som vi behöver ta upp. Att faktiskt ta det här på allvar kommer göra att årsredovisningen blir enklare att göra.
   När det väl är dags att ta fram en årsredovisning vill du inte behöva sitta med den löpande bokföringen och dubbelkolla alla transaktioner. Allting kommer gå mycket snabbare om den redan finns. Därför är ett tips för att årsredovisningen för aktiebolag ska gå så enkelt som möjligt att avsätta ett visst antal timmar varje månad på den löpande bokföringen. Då finns alla underlag och dokument i sin ordning när det är dags att upprätta en årsredovisning. 
   Det enklaste är att spara allting digitalt, vad gäller såväl kvitton som skickade och mottagna fakturor, och att göra tydliga kategoriseringar av dessa. Ett bra bokföringsprogram kommer göra jobbet ännu enklare. 

4. Gör en tidsplan
   När du vet vilka datum som gäller för ditt aktiebolag ska du göra en tidsplan för när vilka dokument bör vara klara. Du ska göra tidsplanen med separata deadlines för de olika punkterna. Det kommer underlätta eftersom hela arbetet med att ta fram en årsredovisning då inte blir lika överväldigande, utan sker steg för steg. 
   Något som är värt att tänka på när du gör en tidsplan är ifall det endast är du som ska ta fram årsredovisningen eller om det är flera på företaget som kommer vara involverade. Det kanske handlar om att du har en bokförare som jobbar med den löpande bokföringen. Se då till att ha en kontinuerlig kontakt med denna och att ni tillsammans planerar arbetet med att ta fram alla delar som hör till årsredovisningen. 

5. Kontrollera årsredovisningen
   När du tror att årsredovisningen är klar, kontrollera så den innehåller allt som den behöver göra. Det är bättre att kontrollera det här en gång för mycket än en gång för litet eftersom missade dokument eller missat innehåll kan leda till mer jobb.

6. Skicka in årsredovisningen
   När årsredovisningen är klar skickar du in den till Bolagsverket. När årsredovisningen har blivit mottagen kommer den bli granskad. Det är endast om det finns något att komplettera som den behöver revideras. Om den är i sin ordning får du istället en bekräftelse.

Revisor för årsredovisningen

Vill du att någon kontrollerar din årsredovisning? Hos oss kan du hitta en revisor som kan gå igenom alla affärshändelser i företaget under verksamhetsåret för att därefter göra en revisionsberättelse. 

Det går bra att skicka in en förfrågan via oss närhelst under året när du letar efter en revisor. För många företag är det fördelaktigt att ha kontakt med en revisor löpande under ett verksamhetsår för att denne därmed ska ha en insikt i företagets verksamhet. Det gör att årsredovisningen kommer bli lättare att revidera och kontrollera när det väl är dags för det. Varmt välkommen att skicka in en förfrågan om offerter, förstås helt gratis, via vår hemsida när ditt aktiebolag behöver en kunnig och hjälpsam revisor.