Vad är redovisning – definition och förklaring

Redovisning är ett brett begrepp som innefattar flera ekonomiska områden för ett företag och som är något som sker löpande på ett eller annat sätt. Varje måste även aktiebolag och ekonomiska föreningar lämna in en årsredovisning till Bolagsverket, vilket är en sammanställning av redovisningen under årets gång. Men vad är egentligen redovisning, vad är syftet och vilka lagar gäller? Det ska vi gå igenom nu. Läs vidare!

Vad är redovisning?

Redovisning delas upp i två delar – intern och extern redovisning men generellt innebär begreppet att man sammanfattar ett företags ekonomiska information. Utan redovisning vet man inte hur läget ser ut för bolaget och om man ligger på plus eller minus, eller vilka kostnader man har etc. 

Det går med andra ord inte att driva ett företag utan att kontinuerligt redovisa de ekonomiska händelser som sker. Utan detta viktiga underlag kan styrelsen inte fatta några beslut gällande företagets framtid. Det kan också finnas externa kontakter som är intresserade av hur det går eftersom de investerat i bolaget till exempel. Man får inte undanhålla viktig ekonomisk information för de inblandade varken internt eller externt.  

Redovisning innefattar både den dagliga bokföringen där man registrerar alla in- och utbetalningar i ett bokföringssystem, samt bokslut och årsredovisning. Ju tydligare och noggrannare redovisning man gjort under året, desto lättare blir det sedan när det är dags för bokslut och årsredovisning. 

Syftet med redovisningen är: 

• Att löpande sammanfatta ett bolags ekonomiska information 
• Att skapa ett ekonomiskt underlag för beslutsfattande inom bolaget
• Att informera externa och interna intressenter om det ekonomiska läget i bolaget

Vem utför redovisningen och vem är ansvarig?

Större företag brukar använda en så kallad redovisningsekonom till uppdraget att sköta det kontinuerliga arbetet med redovisningen inom bolaget. Hen ser till exempel till att alla in- och utbetalningar registreras samt att moms och skatter betalas i tid samt också redovisas. Ett mer vanligt förekommande namn för redovisningsekonomen är redovisningskonsult.

Man sköter då det mesta som har med företags ekonomiska administration att göra, som en person som gör det praktiska arbetet samt ger råd till styrelsen. En revisor är den yrkesman/kvinna som går in som den kontrollerande aktören innan bokslutet ska lämnas in varje år. Det slutgiltiga ansvaret ligger dock alltid hos styrelsen i företaget även om en extern revisor anlitas. 

Intern redovisning

Redovisning består som sagt av två grenar som är den interna redovisningen och den externa. Intern redovisning sker löpande och är inte riktad till offentligheten utan endast till de som arbetar inom företaget. Syftet med den är att ge värdefull information till alla inblandade för att utveckling ska kunna ske och för att alla ska vara medvetna om det rådande läget i bolaget.

Till dessa personer räknar man vanliga medarbetare, ledningen och mellanchefer. Internredovisning används för att kunna planera budgetar för framtiden samt för att göra rapporter och kalkyler. I många fall slår man ihop både den interna och externa redovisningen för att slippa göra dubbelarbete. 

Extern redovisning

Den externa redovisningen är den del som är lagstyrd. Den är till för att ge allmänheten och investerare och myndigheter en sann och korrekt bild av företagets verksamhet med vinster och förluster etc. Den finns också till för att företaget ska kunna beskattas korrekt. En extern redovisning ska innehålla årsredovisning och bokföring. 

Är redovisning och bokföring samma sak?

Nej, man kan inte säga att bokföring och redovisning är samma sak, men de har med varandra att göra. Bokföringen är dock det praktiska arbetet med att samla ihop de kvitton och fakturor som kommer in till företaget och föra in dem i system och pärmar/mappar etc. 

Redovisning som helhet är ett större begrepp som inkluderar bokföring och årsredovisning men även att man samlar ihop andra rapporter och underlag som kommer in under året. Redovisning är samlingsbegreppet för hela företagets ekonomiska sammanställning kan man säga. 

Hur man gör redovisning – alla stegen

Om man är ny som företagare så kanske det här med redovisning känns övermäktigt och det är därför ni måste börja med att anställa en auktoriserad redovisningskonsult som kommer sköta den löpande bokföringen under året. När det närmar sig årsredovisning kopplar man in en revisor som ser över att allt gått rätt till och att redovisningskonsulten gjort sitt jobb korrekt, innan bokslutet skickas in till Bolagsverket. Under året ser arbetet ut ungefär så här:

1. Anställ en auktoriserad redovisningskonsult

Vanliga redovisningskonsulter kan också gå alldeles utmärkt, men välj då en sådan som du får förtroende för och som kan bevisa erfarenhet inom området. En auktoriserad konsult har ett skriftligt bevis från någon av branschorganisationerna SrF eller FAR på att de uppnått en viss professionalitet inom yrket. Detta är något man som konsult själv måste ansöka om och genomgå vissa tester för att bli godkänd. 

2. Löpande redovisning 

Redovisningskonsulten gör det mesta av det praktiska arbetet med redovisningen för företaget under året. Bokför in- och utbetalningar, fakturor, kvitton etc. Allt underlag förs in i ett digitalt bokföringssystem samt sparas som papperskopior i pärmar och mappar. 

3. Delårsrapport

Stora bolag av en viss karaktär såsom banker och finans-holdingbolag måste enligt lag även lämna en delårsrapport för sin verksamhet, innan själva årsredovisningen lämnas in. 

4. Förberedande inför bokslut

När det närmar sig årsredovisning och bokslut börjar det bli dags för redovisningskonsulten att förbereda arbetet så att det löper på smidigt och hinner bli klart i tid innan deadline. Stäm av alla konton, vilka som är aktiva och inte, inventera lagret, samla ihop fakturor för nya inventarier och gå igenom leverantörsfakturor. 

5. Genomför själva bokslutet

Redovisningskonsulten gör själva bokslutet och sammanställningen av alla ekonomiska uppgifter för året. 

6. Revision av revisor

Om man har ett så pass stort bolag att man måste skicka in årsredovisningen till Bolagsverket kan man anlita en auktoriserad revisor som gör en revision av redovisningen för att hitta eventuella misstag, felaktigheter som annars kan bli ett mycket större problem om rapporten skickas vidare till Bolagsverket i det skicket.

7. Redovisningen skickas in till Bolagsverket 

Efter revisionen är det dags att skicka in årsredovisningen till Bolagsverket så att allmänheten och investerare med flera kan få tillgång till informationen. 

Vad innebär årsredovisning?

Om man driver ett aktiebolag, handelsbolag, enskild firma eller ekonomisk förening måste man enligt svensk lag göra en årsredovisning varje år, vilket även kallas för bokslut i många fall. Detta bokslut är en sammanfattning av hur det gått för bolaget under året och hur den ekonomiska balansen ser ut vid tillfället för bokslutet. 

Alla bolag måste som sagt göra en årsredovisning men alla bolag måste inte skicka in den till Bolagsverket. Nystartade företag behöver inte skicka in något bokslut till Bolagsverket de 2 första aktiva åren. Inte heller företag som under 2 års tid inte nått upp till en nettoomsättning på minst 80 miljoner kronor eller inte haft minst 50 anställda under samma tidsperiod. 

Vad ska en årsredovisning innehålla?

Inom företagsvärlden är det viktigt att man följer den oskrivna regeln om så kallad “god redovisningssed”. Som i korta drag innebär att man följer regelverket och inte fuskar. En årsredovisning ska innehålla 5 olika delar enligt lag:

• Balansräkning – sammanfattar plus och minus inom ekonomin i företaget
• Resultaträkning – kostnader och intäkter under årets gång
• Förvaltningsberättelse – sammanfattning av det som inte får plats i balansräkningen
• Noter – hur har skulder och tillgångar värderats
• Kassaflödesanalys – övergripande analys av transaktioner under året (endast för stora företag)

Delårsrapport – vilka företag måste göra det?

En delårsrapport är helt enkelt en sammanställning av hur det ekonomiska läget sett ut för ett bolag under en del av året och som skickas in separat från det slutgiltiga bokslutet/årsredovisningen varje år till Bolagsverket. Detta är dock endast något som större bolag måste göra enligt svensk lag, såsom banker, värdepappersbolag, börsbolag och finans-holding bolag. Delårsrapporten innehåller samma typ av information som årsredovisningen, vilket är balansräkning, resultaträkning, förvaltningsberättelse, noter och kassaflödesanalys.

Vad är en revision?

En revision göra man som företag varje år. Detta innebär att man hyr in externa revisorer som ser över bokföring och årsredovisning för att se till att allt är i sin ordning innan sammanställningen skickas in till Bolagsverket. Revisorn är alltså en utomstående person men som samtidigt måste ha en bra relation till styrelsen, redovisningskonsulten och alla övriga inblandade, annars blir det svårt att samarbeta. Vid en revision är det återigen god redovisningssed som tillämpas, vilket bland annat innefattar tystnadsplikt.

Revisorn måste också ha rätt utbildning och kompetens för att kunna hantera uppdraget. En auktoriserad revisor är ett säkert kort eftersom de genomgått vissa prövningar och även måste ha ett visst antal års erfarenhet.   

Vad händer om man slarvar med redovisningen?

Om man inte sköter sin redovisning och bokföring på ett korrekt sätt kan man i värsta fall bli dömd för bokföringsbrott. Men då ska det kunna bevisas att man uppsåtligen försökt kringgå regelverket eller försökt fuska med avdrag etc. Tänk på att om du exempelvis skulle försöka göra avdrag för en kostnad du inte kan visa kvitto för så kan det också leda till att du blir dömd för bokföringsbrott. 

Det är därför enormt viktigt att man som företag är noggrann med sin redovisning under året och att man anställer auktoriserade redovisningskonsulter som har legitimation på att de kan sitt jobb. God redovisningssed skall tillämpas genom hela processen, från själva bokföringen till, årsredovisning och revision. 

En annan sak man ska vara medveten om är att företagare enligt svensk lag måste spara varje års bokföring i minst 7 år i säkert förvar. Det finns även lagar för hur bokföringen ska förvaras. Om du förvarar den på en riskfylld plats, exempelvis din kolonilott eller ett fuktigt förråd så räknas det som bristfällig förvaring. För att försäkra er om att alla bokföringar är i säkert förvar kan man låsa in dem i ett kassaskåp samt göra digitala kopior på alla dokument ifall att olyckan skulle vara framme.

Sammanfattning

Avslutningsvis kan vi konstatera att redovisning är ett stort begrepp som innefattar många områden. Syftet med redovisningen är att ge en så korrekt bild som möjligt över rådande ekonomiska läge i bolaget. Det är viktigt att redovisningen går rätt till och därför är det en bra idé att anställa en auktoriserad redovisningskonsult för detta uppdrag. Då kan hela styrelsen sova gott om natten med vetskapen om att det är en kunnig person som tar hand om redovisningen av företagets ekonomi. Slarv med bokföring och redovisning kan om det går riktigt illa leda till bokföringsbrott och fängelse i upp till 6 år, beroende på brottets karaktär och storlek. En duktig revisor kan hitta eventuella fel och rätta dem i tid. 

Inom redovisning talar man ofta om internredovisning och extern redovisning. Den interna riktar sig till alla medarbetare i företaget och den externa riktar sig till allmänheten och investerare som är intresserade av att veta hur det ligger till med finanserna i bolaget. Årsredovisningen är “the grand finale” på årets samlade redovisning vilket samlas i ett bokslut som ska skickas in till Bolagsverket efter att en revision utförts av en auktoriserad revisor.