Bokföring enskild firma: så gör du det enklast

Har du en enskild firma och ska göra en bokföring första gången? Eller har du kanske haft ditt företag ett tag och tycker att bokföringen tar för lång tid? Vi har konkreta tips på vad du kan göra för att arbetet med löpande bokföring ska gå så enkelt och snabbt som möjligt. Det finns nämligen flera saker man kan göra för att inte behöva lägga ner tid i onödan på att bokföra. Ett välplanerat arbete och att veta vad som gäller är några saker som är viktigt, men det finns också andra saker som gör att bokföringen blir enklare.

Vad ska finnas med i bokföringen?

Det spelar ingen roll om ditt företag har flera tusen transaktioner per år eller en enda. Oavsett hur många transaktioner bolaget har så måste man ha en bokföring. Det är något som gäller för alla som är registrerade för F- eller FA-skatt i Sverige. Det första steget för att göra bokföringen så enkel som möjligt är att faktiskt veta vad bokföringen ska innehålla och hur den ska byggas upp. 

Bokföringen är det som hanterar och antecknar alla affärshändelser. Det betyder att man sammanställer, ordnar och rapporterar transaktioner som skett i företaget. Alla transaktioner man redovisar i bokföringen måste man ha verifikationer för. Det kan till exempel vara fakturor eller kvitton. Man måste kort och gott kunna styrka alla de poster man för in i bokföringen.

Bokföringen ska göras löpande

Det är Bokföringslagen som reglerar hur en bokföring ska göras och vad den ska innehålla. En av de sakerna som framkommer i lagen är att bokföringen ska göras löpande. Det betyder att de transaktioner man har ska föras in så snabbt som möjligt i bokföringen. Man kan alltså inte vänta till december månad när det är dags att avsluta året, utan man ska helt enkelt bokföra kontinuerligt under året. 

Om man har utbetalningar eller inbetalningar som har skett kontant måste de här föras in i bokföringen senast nästa vardag. Andra transaktioner ska föras in så snabbt det bara är möjligt, men som senast nästa månad. Som företagare behöver man spara bokföringen i sju år antingen som digitala, elektroniska eller fysiska dokument. Anledningen till att bokföringen ska sparas är ifall Skatteverket behöver granska den. 

Skyldigheten att bokföra

Det är alltså alla som har en näringsverksamhet som är skyldiga att bokföra. Skyldigheten gäller alla slags bolagsformer, oavsett om det gäller ett aktiebolag, ett kommanditbolag eller en enskild firma. Även ekonomiska föreningar och handelsbolag ska ha en bokföring.

Grundbokföring och huvudbokföring

Affärshändelser ska bokföras i en grundbokföring och en huvudbokföring. Grundbokföring är när man presenterar affärshändelserna i deras registreringsordning, och huvudbokföring är när man presenterar dem i en systematisk ordning. Skillnaden mellan dessa två är viktig att känna till.

Grundboken bygger man upp så att alla affärshändelser presenteras kronologiskt. Man börjar med den äldsta transaktionen och slutar med den nyaste. I huvudboken presenterar man istället alla kontons ordningar systematiskt, genom att man börjar med det kontonummer som är lägst och avslutar med det kontonummer som är högst. Innehållet i de två olika böckerna är samma, men ordningen är olika. 

Kontantmetoden och fakturametoden

Man kan bokföra enligt två olika metoder; bokslutsmetoden och kontantmetoden. Mindre företag får välja vilken metod de vill bokföra genom medan större företag behöver använda faktureringsmetoden.

Fakturametoden

Använder man faktureringsmetoden ska alla ingående och utgående transaktioner bokföras på den dag när fakturorna är inkomna eller utställda. Får man en faktura bokför man den alltså på ankomstdagen, och då som en leverantörsskuld eller kundfordran. Samtidigt som man gör det redovisas också momsen. 

När man sedan betalar en faktura, eller får betalt för en faktura man skickat ut, så bokför man också den händelsen. Fördelen med fakturametoden är att den ger en mycket tydligare bild av vilken ställning och vilket resultat företaget har löpande under årets gång jämfört med om man bokför enligt kontantmetoden. Fördelen med kontantmetoden är att den är enklare och passar bra för mindre företag. 

Kontantmetoden

Om företaget har en nettoomsättning på mindre än tre miljoner kronor kan man bokföra enligt kontantmetoden, som även kallas för bokslutsmetoden. Det innebär att man inte behöver bokföra fakturorna innan de har betalats. Man bokför alltså varje faktura endast en gång, till skillnad från bokslutsmetoden när varje faktura bokförs två gånger. Det enda undantaget från detta är vid årets slut. Då bokför man alla skickade och mottagna fakturor även fast de inte är betalda. 

Tips för att göra bokföringen enklare att upprätta

Nu när du vet mera om vad bokföringen ska innehålla och hur den ska upprättas fortsätter vi med att ge konkreta tips på saker du kan göra för att underlätta för dig själv med allt arbete som gäller bokföringen. Dessa tips ska ses som generella sådana, och det är upp till dig som är företagare att använda de du tror kan underlätta för företaget. 

Välj bokföringsmetod

Börja med att välja hur du vill bokföra. Den huvudsakliga metoden är den som kallas för fakturametoden, alltså att alla fakturor bokförs två gånger. Har du ett företag med lägre nettoomsättning än tre miljoner kronor kan du välja att bokföra enligt kontantmetoden. Om du ska registrera ett nytt företag på verksamt.se får du klicka i vilken bokföringsmetod du vill använda i samband med registreringen. 

För att kunna välja rätt bokföringsmetod måste du överväga dess för- och nackdelar. Fakturametoden ger en tydligare översikt av ekonomin i företaget löpande under årets gång. Den kräver lite mera tid än kontantmetoden. Använder du dig av kontantmetoden behöver du inte lägga ner lika mycket tid på bokföringen, men du får en sämre överblick av den löpande ställningen. Den kommer du egentligen kunna se först när du gör bokslutet. Företag som inte har ett behov av att löpande kunna se ställningen i bolaget kan med fördel välja att bokföra enligt kontantmetoden. 

Spara kvitton och fakturor i datumordning

Alla transaktioner i bokföringen ska kunna verifieras. Därför ska du spara alla kvitton och fakturor. Det här är ett arbete du ska börja med redan den första dagen på räkenskapsåret. Skapa ett system för hur och var fakturor ska sparas. Det kan antingen vara fysiskt i en pärm eller också digitalt. Huvudsaken är att alla kvitton och fakturor sparas på samma plats. De ska dessutom sorteras i datumordning. 

Det här är något vi av erfarenhet vet att många företag slarvar med. Man sparar fakturorna på olika platser och tar sig inte tiden att lägga dem i datumordning. Det är förståeligt att man gör det, och att man helt enkelt bara lämnar av sig en faktura på skrivbordet när den är betald och tänker att man sparar den på rätt plats senare. Det är lätt hänt, men det är inte bra eftersom det kommer innebära mer jobb i slutändan. 

Därför ska du se till att ha ett bra system för hur dina fakturor ska sparas. Från årets första dag ska du använda det systemet och dessutom vara noga med att spara allting i datumordning, då det gör det lättare att hitta rätt verifikation om du senare behöver gå tillbaka i bokföringen för att kontrollera något.

Sortera ingående och utgående fakturor

Förutom att fakturor och kvitton ska sparas i datumordning ska du sortera ingående och utgående fakturor/kvitton. Använder du fysiska pärmar är det bäst att ha två olika, en för ingående och en för utgående. Sparar du verifikationerna digitalt ska du ha två skilda mappar i datorn för dessa. Även detta är för att det ska bli lättare och mer systematiskt att kontrollera verifikationer mot bokföringen. 

Använd ett bokföringsprogram

Det absolut enklaste sättet att faktiskt upprätta och spara en bokföring är att använda ett bokföringsprogram. Det finns både webbaserade program och sådana man laddar ner och installerar på en dator. Ofta är de digitala lösningarna att föredra eftersom de gör att du kan bokföra var du än är. 

Bokföringsprogram kan antingen kosta en slant eller också vara gratis. Små företag med ett fåtal transaktioner behöver sällan mera än ett gratisprogram, men så fort företaget blir större och har mer speciella affärshändelser kan ett betalt program vara att föredra. Du kan prova dig fram för att hitta det program som du tycker är bäst och enklast att förstå sig på. 

Om du vill att alla ingående och utgående transaktioner ska registreras automatiskt i bokföringsprogrammet behöver du leta efter ett som du kan integrera med företagets bankkonton. 

Planera in tid för bokföring

Vi vet att det inte alltid är så roligt att hålla på med bokföringen, men den är ett måste. Därför ska du avsätta tid för den. Planera in tid för att bokföra i kalendern, om det är så att du tänker göra bokföringen själv. Genom att ha en plan på förhand för när man ska bokföra blir steget inte lika stort till att faktiskt göra det, och dessutom så kommer det kännas mer systematiskt och mindre stressande. 

Anlita en redovisningskonsult

Företag som inte avser göra sin egen bokföring själv eller som inte vill lära sig hur det fungerar kan anlita en redovisningskonsult. En redovisningskonsult kan ha ansvar för hela den löpande bokföringen. Om man anlitar extern bokföringshjälp behöver man också upprätta ett system för hur verifikationer skickas över till konsulten så att denne kan upprätta bokföringen. Man kan komma överens om hur man går tillväga tillsammans med den konsult man anlitar. 

Kom ihåg att göra en budget

Alla företag borde ha en budget. Det gäller både för företag som redan funnits i flera år och för sådana som är nystartade och ska dra igång verksamheten. Budgeten gör det möjligt att räkna ut om verksamheten är lönande eller kostar pengar, och kan verka som ett verktyg för att den fortsatta utvecklingen. Företag kan göra två olika slags budgetar, resultatbudget och likviditetsbudget. 

Resultatbudget

Oftast börjar man med att göra en resultatbudget. Den gör man nästan alltid för ett år i taget, men det är ofta bra att dela upp den i mindre delar exempelvis per månad eller kvartal. I en resultatbudget ska man budgetera för de beräknade kostnader och intäkter som man tror företaget kommer ha. Använder man ett bokföringsprogram kan man ibland göra resultatbudgeten direkt i programmet, vilket underlättar när man senare ska kontrollera om det man budgeterat stämmer överens med verkligheten. Då kan man också ta ut jämförelserapporter ur programmet där budgeten och bokföringen stäms av mot varandra. 

Om det skulle vara så att företaget antingen går sämre eller bättre än förväntat kan man göra en ny resultatbudget under årets gång för att göra allting så tydligt som möjligt. 

Likviditetsbudget

När man upprättar en likviditetsbudget använder man resultatbudgeten som ett underlag. Genom en likviditetsbudget får man bättre koll på om det kommer finnas pengar till de beräknade utgifterna man kommer ha under ett år. I likviditetsbudgeten ska man ta upp alla utgifter man har, till skillnad från resultatbudgeten där man tar upp alla intäkter. 

När man gör en likviditetsbudget ska man ha i åtanke att man betalar de flesta fakturor upp till 30 dagar efter att de har skickats. Något annat man måste ha i åtanke är att man också kan betala moms, vilket gör att utgifterna blir större än det egentliga fakturabeloppet. Därför ska man också räkna med moms i likviditetsbudgeten. Andra saker som tas upp i den här budgeten är amorteringar, räntor, löner, skatter och andra utbetalningar. 

En likviditetsbudget gör man allra enklast i ett kalkylprogram, exempelvis Excel, där man placerar varje månad i en egen kolumn i vilken man antecknar alla transaktioner. 

Sammanfattning – bokföring kräver planering

Bokföring kräver en del planering. Visserligen kan den planeringen kännas trist, men om man verkligen gör den och skapar ett fungerande system för sig själv så kommer det gå mycket enklare att upprätta en korrekt löpande bokföring. Med hjälp av våra tips hoppas vi att det blir enklare för dig att bokföra! Lycka till!

Tar det lång tid att bokföra din enskilda firma? Följ våra tips så sparar du tid, samtidigt som bokföringen upprättas på ett korrekt sätt enligt bokföringslagen.