Bokföring: vad är det och hur gör man?

I den här guiden kommer vi informera dig som är ny företagare och inte så van vid att bokföra om vad bokföring innebär och hur du går tillväga för att upprätta den. Alla företag måste ha en bokföring. Det är ett krav som regleras i Bokföringslagen och det gäller för alla som har ett bolag registrerat oberoende av hur stort företaget är eller vilken bolagsform man har.

Bokföringen är viktig på flera olika sätt. Den ger bra insikter i företagets ekonomi och den är dessutom nödvändig för att man ska kunna göra bokslut och deklarera.

Vad är bokföring?

Bokföring innebär att man sammanställer alla utgifter och inkomster som företaget har. Kostnader och intäkter kan bland annat vara pengar, exempelvis att man får betalt för en faktura och gör löneutbetalningar. Det kan också handla om varor, skatter och inventarier. I bokföringen ska alla affärshändelser registreras. Med andra ord ska exempelvis varje inköp, försäljning, skattebetalning eller löneutbetalning bokföras. 

Varje separat händelse man bokför ska också ha en verifikation. Den ska kunna styrka att en affärshändelse inträffat. Som verifikation kan man bland annat använda kvitton eller fakturor. 

Bokföring ska göras löpande

Man ska löpande bokföra de affärshändelser man har. Betalar man exempelvis en faktura ska den föras in i bokföringen senast månaden därpå. Betalar man för någonting kontant eller om man får betalt kontant ska det in i bokföringen direkt, senast nästa vardag. 

Man brukar ofta ha det som kallas för dubbel bokföring. Med det menas att man bokför varje belopp på två konton, en gång på ett kreditkonto och en gång på ett debetkonto. Alla handlingar som gäller bokföringen ska dessutom sparas i minst sju år. Man kan antingen spara bokföringen i elektronisk form eller till pappers.

Bokföringsmetoder som används

Man kan göra sin bokföring antingen enligt kontantmetoden eller enligt fakturametoden. Kontantmetoden brukar också kallas för bokslutsmetoden och den är något enklare. Därför passar den ofta bäst för små företag med en mindre omsättning och inte alltför många affärshändelser. Om man bokför enligt kontantmetoden så för man in händelserna i bokföringen när de sker, exempelvis när man betalar en faktura eller får betalt för en faktura. Det är bara företag som har en omsättning på som mest tre miljoner kronor som kan bokföra enligt kontantmetoden. 

Fakturametoden är den huvudsakliga bokföringsmetoden. Om man bokför enligt fakturametoden så gör man först en bokföring när fakturan tas emot eller när den skapas. När den sedan betalas eller blir betald gör man en bokföring för det. 

Grundbok och huvudbok

Alla bokföringsposter för man in i en grundbok och i en huvudbok. Innehållet i de två böckerna är samma, men ordningen och systematiken är olika. I en grundbok strukturerar man alla affärshändelser kronologiskt. Man börjar med den äldsta händelsen. I en huvudbok strukturerar man alla affärshändelser i kontonummerordning. Man börjar med det lägsta kontonumret. 

Bokföring ska upprättas enligt god redovisningssed

All slags bokföring ska göras enligt god redovisningssed. Med det menas att bokföringen ska göras enligt de redovisningsregler som finns. Det är Bokföringsnämnden som har ansvar för att följa hur god redovisningssed utvecklas. Om ett företag inte följer god redovisningssed kan det hända att man blir bötfälld. Företag som har en revisor får sin bokföring granskad, och revisorn kommer då även kontrollera så att man har följt den goda redovisningsseden. 

Bokslut

När ett räkenskapsår tar slut ska bokföringen avslutas i det som kallas för ett bokslut. Bokslutet är en sammanställning av den löpande bokföringen. Ett bokslut kan antingen göras som ett årsbokslut eller en årsredovisning. När man gör ett bokslut gör man både en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen har en översikt av företagets resultat och de intäkter och utgifter bolaget haft under året.

I balansräkningen sammanställer man istället vilka skulder och vilket eget kapital företaget har. Utöver att man gör en resultaträkning och en balansräkning ska man också göra noter, det vill säga tilläggsuppgifter, till det som framgår i bokslutet. Företag som har en lägre nettoomsättning än tre miljoner kan göra ett förenklat bokslut, ett sådant innehåller bara en balans- och resultaträkning. 

Därför ska man bokföra

I Bokföringslagen framgår det att alla företag ska bokföra. Det finns alltså lagkrav på att man ska ha en bokföring, men det är inte bara därför man ska göra arbetet med bokföring. En förutsättning för att man ska kunna driva ett företag är att ha en bokföring. 

Genom bokföringen har man hela tiden koll på hur den ekonomiska situationen ser ut i företaget, vilket gör att man har mycket lättare att fördela sitt kapital. Bokföringen är också till nytta för andra som vill få en inblick i bolaget. Det kan till exempel handla om att Skatteverket behöver få kompletterande uppgifter till momsdeklarationen eller att banken vill ha ett underlag för att kunna ta ställning till om de kan bevilja företaget ett lån.

Man lär sig mycket om företagande genom att göra bokföringen. För mindre företag är det ofta inte alls svårt att göra den så länge man har ett bra bokföringsprogram. Om man inte vill göra bokföringen själv kan man anlita en redovisningskonsult som antingen gör hela eller delar av den. Det går exempelvis att ta in en redovisningskonsult när man ska upprätta bokslut eller göra deklaration. Man kan också låta en redovisningskonsult göra bokföringen men välja att skicka fakturor själv. Om man delar upp arbetet med bokföring mellan sig själv och en redovisningskonsult är det bra om man har samma bokföringsprogram eftersom informationsöverföringen då går behändigt. 

Att göra en budget

Alla som har ett företag ska också ha en budget. Det finns visserligen ingen lag som säger att man måste ha det, men det är något som kommer göra det så mycket lättare att följa med så man inte blir skuldsatt och kan vara säker på att verksamhetsidén man har faktiskt lönar sig. Ett företag kan antingen göra en budget, eller också kan man välja att göra två olika slags budgetar; en resultatbudget och en likviditetsbudget. 

En resultatbudget gör man oftast för ett år i taget, men man kan också dela upp budgeten per månad. I resultatbudgeten ser man hur det går för företaget. Man kan kontrollera budgeten med bokföringen kontinuerligt under året för att få en insyn i hur verksamheten utvecklats. 

En likviditetsbudget gör man med resultatbudgeten som underlag. I denna budget för man in hur mycket pengar man beräknas ha på sina konton under olika tidsperioder. Det gör man för att se så att det finns tillräckligt med kapital för de utgifter man förväntar sig ha under året. I en likviditetsbudget för man alltså in de betalningar man kommer få. I en likviditetsbudget ska man räkna med moms eftersom man betalar den när man köper in varor eller tjänster till bolaget. 

Det här behövs för att bokföra

För att bokföra behöver du ett par saker. Pärmar där du kan förvara kvitton, fakturor och andra verifikationer är bra att ha, och det underlättar också om du har ett bokföringsprogram. Det går att göra bokföringen i en kassabok men de flesta väljer att bokföra i ett program. Om det är så att du bokför enligt fakturametoden behöver du två pärmar så du kan ha ett system för vilka fakturor som är betalda och vilka du inväntar betalning på.

Är det så att du har kundreskontra samt leverantörsreskontra ska du dessutom ha särskilda pärmar för obetalda och betalda fakturor då det är en nödvändighet att skilja på dem vid avstämningar. 

Som vi nämnde väljer de flesta att använda bokföringsprogram. Anledningen till den är simpel; det är mycket enklare. Programmen kan automatiskt göra kontroller och uträkningar och det minimerar risken för att någonting blir fel. Via programmet kan man också få ut underlag som man behöver för deklarationen.

Så väljer du bokföringsprogram

Det finns bokföringsprogram som är internetbaserade och det finns mjukvara man laddar ner till en dator och installerar. Bokföringsprogram online har den stora fördelen att man kan komma åt allt som rör redovisningen var som helst, från vilken enhet som helst. I de olika bokföringsprogrammen finns funktioner som kan vara bra att ha. Det finns program där man både kan skicka och betala fakturor. Då kan de transaktionerna föras över till bokföringen per automatik. 

Har man ett bokföringsprogram online kan det vara möjligt att koppla ihop programmet med företagets bankkonton. Det här kan skilja sig åt mellan banker och program så om det är en funktion du vill ha behöver du kontrollera så det är möjligt innan du väljer bokföringsprogram. 

Bokföringsprogram som inte är webbaserade

Om du inte bokför i ett program som finns online behöver du vara noga med att göra säkerhetskopior av bokföringen regelbundet. Har du din bokföring i ett onlinebaserat program sker detta automatisk. Säkerhetskopiera bokföringen på en extern hårddisk så du har tillgång till den om datorn skulle sluta fungera. 

Begrepp inom bokföring

Inom bokföring finns det en del begrepp som man ofta använder. Nedan följer en förklaring till de olika begreppen du kan komma att stöta på när du bokför. 

Utgifter och inkomster

När du säljer tjänster eller varor och får betalt för dem räknas det som inkomster. Om du köper något eller får en faktura av ett annat företag är det en utgift. Som utgifter räknas även löner och hyror. 

Intäkter och kostnader

Utgifter och inkomster kan ibland vara samma sak som intäkter och kostnader, men så behöver inte alltid vara fallet. Kostnader och intäkter är periodiserade. Man kan alltså säga att en intäkt är när varan eller tjänsten blir levererad, medan inkomsten kommer först när man får betalt. På samma sätt gäller det tvärtom. Om bolaget köper in ett lager av produkter som ska användas så är det en utgift, men kostnaden uppstår när produkten förbrukas. 

Inbetalningar och utbetalningar

En inbetalning och utbetalning är flödet av pengar som går ut och in ur bolaget. När du får betalt av en kund är det en inbetalning, och när du betalar en faktura är det en utbetalning. Vanliga utbetalningar, utöver sådana man gör till leverantörer, är exempelvis löner och låneamorteringar. När man gör en likviditetsbudget är det utbetalningar och inbetalningar man använder. 

Debet och kredit – dubbel bokföring

Dubbel bokföring betyder att man har två sidor på alla konton, en kreditsida och en debetsida. I bokföringsprogram visar sig det här genom två olika kolumner, och i rapporter är debet det positiva talet och kredit ett negativt tal med minustecken. När man gör dubbel bokföring bokför man lika stora belopp i kredit som i debet när man bokför en verifikation. Anledningen till att man gör dubbel bokföring är att det är lättare att upptäcka fel. 

För att förklara det ännu lite enklare ger vi ett exempel. Om man köper kontorsmaterial till en summa på 350 kronor bokför man 350 kronor som ett uttag ur kassan i kredit. Sedan bokför man kontorsmaterial utan moms som debet. Momsen redovisas separat. På det sättet har man bokfört summan både i kredit och debet och bokföringen balanseras. 

Underlag till bokföringen

Bokföringen behöver som sagt kunna styrkas genom underlag, så kallade verifikationer. En verifikation är en leverantörsfaktura, en kundfaktura, ett kvitto eller ett besked om utbetalning. Du använder verifikationerna för att skapa bokföringsposter i bokföringsprogrammet. Det ska vara enkelt att koppla samman varje bokföringspost med rätt verifikation. I de flesta bokföringsprogrammen är detta enkelt att göra, men om du bokför för hand behöver du göra det själv. 

Verifikationer kan både vara digitala och på papper. Enligt lagen ska en verifikation innehålla följande uppgifter:

• Datum för sammanställningen
• Datum för affärshändelsen
• Beskrivning av affärshändelsen
• Summa och moms
• Motpart

Innehåll på kundfakturor

Det finns högre krav på kundfakturor än andra verifikationer. När du skapar fakturor som du skickar till kunder ska följande uppgifter finnas med:

• Företagets namn, adress och momsregistreringsnummer
• Information om företaget är godkänt för F-skatt
• Aktiebolag ska ange var styrelsens säte är
• Datum när fakturan skrevs ut
• Ett unikt fakturanummer (fakturor skapas i ordningsföljd)
• Kundens adress och fullständiga namn
• Information om vad fakturan avser
• Totalbelopp
• Momssatser

Utöver det behöver man naturligtvis också ha företagets kontonummer på fakturan så att kunden vet vart hen ska betala. Addera även ett förfallodatum. Det kan hända att man på förhand avtalat med kunden om hur lång betalningsfristen ska vara. Vanligen brukar man ha en förfallodag 30 dagar framåt i tiden men det kan variera.