Bokföring till fast pris – en bra idé?

Att ha en korrekt utförd bokföring är ett måste för alla företag, oberoende av vilken bolagsform det är man bedriver och vilken verksamhet man har. Bokföringen är inte bara relevant för att lagen kräver att företag har en sådan. Den är också ett viktigt verktyg för att bolaget ska ha koll på sin likviditet och ekonomiska utveckling. Som företagare kan man välja att göra bokföringen internt eller externt. En liten enskild firma kanske gör sin bokföring själv, men så fort det blir ett större antal transaktioner är det oftast smidigare att anlita någon som gör bokföringen åt en. 

Innan man anlitar en redovisningskonsult för att göra bokföringen är det bra att känna till hur man debiteras för arbetet, så att man därefter kan avgöra vilken prismodell som är lämpligast för en själv. I den här guiden ska vi titta närmare på olika prismodeller och diskutera för- och nackdelarna med att välja bokföring till ett fast pris.

Vad påverkar priset för bokföring?

Det finns flera saker som påverkar vad man får betala för bokföring. Om man har en egen ekonomiavdelning och sköter hela bokföringen internt betalar man naturligtvis för de anställdas arbete. På ett medelstort företag lönar det sig dock oftast inte att anställa någon på heltid som endast ska ta hand om bokföringen och redovisningen. Det är snarare i stora koncerner man har en egen ekonomiavdelning. Det man istället kan göra är att anlita en extern konsult eller redovisningsbyrå som tar hand om att upprätta bokföringen å företagets vägnar. Genom att göra det får man både tryggheten i att någon som har kompetens nog gör arbetet, samtidigt som man kan avsätta sin egen tid på att fortsätta utveckla kärnverksamheten i rätt riktning.

När man anlitar någon för att göra bokföringen betalar man naturligtvis för det. Kostnaden kan man dra av som en utgift för företaget. Hur mycket det kostar att låta en redovisningskonsult göra bokföringen varierar och beror på ett par saker.

1. Hur många transaktioner företaget har:
Ju större företaget är och desto mer tid det tar att upprätta bokföringen, desto dyrare blir prislappen. Ett litet företag betalar därmed i regel alltid mindre än ett stort företag gör. Det är svårt att säga exakt hur mycket det kostar att anlita någon för att upprätta bokföringen eftersom alla redovisningskonsulter har sin egen prissättning och olika betalmodeller.

2. Hur omfattande uppdrag som överlåts till redovisningskonsulten:
En del väljer att anlita en redovisningskonsult endast för att upprätta den löpande bokföringen, medan andra företag också vill få hjälp av samma person när det är dags att ta fram årsredovisningen och göra upp budgetar. Hur omfattande uppdrag man vill ge till en redovisningskonsult är upp till varje enskilt företag, och naturligtvis påverkas priset av uppdragets omfattning.

Det som kan vara värt att tänka på är att man ofta får ett bättre totalpris om man anlitar samma person för samtliga delar av redovisningen som man behöver hjälp med. Det är oftast dyrare att anlita en byrå eller konsult enbart för bokföringen, för att därefter anlita någon annan för deflårsbokslut eller årsredovisning. Planerar du att anlita någon även för de uppdragen är det bra att avtala om det direkt med den redovisningskonsult du vill ska göra bokföringen. En annan fördel med att använda samma redovisningskonsult är dessutom att denne redan har en insikt i företagets ekonomi och bokföring eftersom det är den personen som har upprättat den från första början.

3. Efterfrågan och tillgänglighet:
Kostnaden för det allra mesta styrs av efterfrågan och tillgänglighet. Detsamma gäller faktiskt även för redovisningsbyråer och -konsulter. En redovisningskonsult med specialistkunskaper inom vissa områden som dessutom har väldigt många kunder debiterar i regel ett högre pris än en konsult som kanske är nyexaminerad och i färd med att skapa sig ett kontaktnät och etablera sig på arbetsmarknaden. 

Om ditt företag inte har en väldigt krävande typ av verksamhet blir det därmed billigare att anlita en redovisningskonsult som inte valt att specialisera sig inom vissa branscher eller områden. Samtliga auktoriserade redovisningskonsulter har genomgått ett kunskapsprov så du kan ändå vara trygg med att bokföringen kommer upprättas i enlighet med god redovisningssed.

4. Prismodell
Det finns flertalet olika prismodeller när det kommer till bokföring. En del redovisningskonsulter erbjuder allihopa, medan andra har valt en av dem. De huvudsakliga modellerna som används är;
– Betalning per timme – vid den här prismodellen debiteras du för det faktiska antalet timmar som redovisningskonsulten lägger ner på bokföringen. 
– Fast månads- eller årspris – vid den här prismodellen betalar du en på förhand bestämd kostnad för redovisningen under en viss period.
– Betalning per bokföringspost – det här är en något mer ovanlig prismodell. Den utgår från att du betalar för varje enskild transaktion som ska in i bokföringen. Priset för varje transaktion avtalar man om på förhand.

Bokföring till fast pris – bra eller dåligt?

Alla företag strävar efter att hålla sina utgifter så låga som möjligt och sina intäkter så höga som möjligt. Det är det som gör ett företag lönsamt. Men, att betala för redovisning är också en investering i bolagets framtid. När man ska anlita en redovisningskonsult behöver man ändå fundera över vilken prismodell som känns mest lämplig. Tidigare var det nästan alltid standard att man betalade ett fast pris för bokföring, men som vi varit inne på finns det numera flera olika betalningsmodeller man kan välja mellan. Vad är då för- och nackdelarna med att välja att låta en redovisningskonsult göra bokföring till ett fast pris? Precis som med allt annat finns det naturligtvis både positiva och negativa aspekter att ha i åtanke.

Den allra största fördelen med att välja bokföring till fast pris är att du på förhand vet vad det kommer kosta. Det innebär att du kan planera företagets budget utifrån det. När du väljer bokföring till fast pris kommer det aldrig uppkomma några tråkiga överraskningar, och du riskerar inte att bli överraskad av att få en faktura som är mycket större än du har tänkt. Det innebär att bokföring till fast kostnad är en trygghet.

Det som kan vara nackdelen med att välja bokföring till fast pris är att du betalar samma sak för bokföringen oberoende av hur många transaktioner företaget har. Är det exempelvis så att du plötsligt inte har någon aktivitet i bolaget så betalar du samma pris som du inledningsvis kommit överens om med redovisningskonsulten ändå.

Det de allra flesta som väljer bokföring till fast pris uppskattar är just transparensen och förutsägbarheten. Det kommer inte uppstå några tvister gällande betalningen mellan redovisningskonsulten och företaget så länge man har kommit överens om vad arbetet ska kosta. Det är naturligtvis också viktigt att man skriver ett avtal där det framgår vad det är som ingår i uppdraget. Vill man senare tillägga något, det vill säga utöka arbetets omfattning, får man förhandla med redovisningsbyrån om vad det extra arbetet ska kosta.

För- och nackdelar med bokföring för timpris

För att göra det enklare för dig att avgöra om bokföring till fast pris är rätt val för dig kommer vi även kortfattat gå igenom hur de andra alternativen fungerar i praktiken och vad de innebär för företaget. 

Om du överväger bokföring till timpris innebär det att du bara betalar för den faktiska tiden som redovisningskonsulten lägger ner på bokföringen, och det kan man uppleva som något bra. Det som är nackdelen med prismodellen är att det är omöjligt för dig som företagare att veta hur pass effektivt redovisningskonsulten arbetar när hen väl gör bokföringen. Du kommer inte heller veta på förhand hur stora fakturorna kommer vara varje månad och kan därmed inte förutspå hela årets kostnad för bokföring.

För- och nackdelar med bokföring per transaktion

Att betala för bokföring per affärshändelse kan vara passande om man har ett väldigt litet företag, eller om man har en stor variation på hur många affärshändelser som inträffar varje månad. Det som är fördelen med den här betalningsmodellen är att du faktiskt bara betalar för antalet transaktioner som ska bokföras. Nackdelen å sin sida är istället att månader när du har ovanligt många transaktioner så kommer priset för bokföring bli mycket högre.

Att tänka på när du väljer redovisningskonsult för bokföringen

När du har funderat över vilken slags prismodell du vill ha för företagets bokföring återstår arbetet med att hitta en passande redovisningskonsult. Det du kan titta efter när du går igenom vilka kandidater som finns är om de är auktoriserade eller inte. I princip kan vem som helst kalla sig för redovisningskonsult, men det är bara de som har en gedigen utbildning och genomgått ett kunskapsprov som får kalla sig för auktoriserade redovisningskonsulter. Att välja någon som är auktoriserad är alltså ett tecken på att de verkligen besitter rätt kompetens för att göra företagets bokföring rätt från första början.

Det andra du ska göra innan du ingår ett avtal med en redovisningskonsult är att jämföra priser. Begär in offerter från flera byråer och konsulter för att få en uppfattning om vad bokföringen för ditt företag kostar. När du har fått offerterna ska du inte enbart titta på priset, utan även noga kontrollera vad det är som ingår i de olika erbjudandena. När du har gjort det har du enklare för att välja vilken kandidat som är mest lämplig för ditt bolag.

Vanliga frågor om bokföring