Fakturering: Så går du till väga

Alla företag behöver få betalt för det arbete man gör. Det gör man genom att fakturera för tjänster och produkter man har sålt. Ett etablerat företag har ofta rutiner för hur faktureringen ska gå till, men om man är i uppstartsfasen och inte har någon erfarenhet av fakturering sedan tidigare behöver man veta vilka regler som gäller och vilka möjligheter man har. Du som ska börja fakturera kommer ha nytta av den här guiden där du får veta allt du behöver känna till om att fakturera.

Hur fakturerar man?

För att kunna fakturera måste man vara godkänd för F-skatt. Det betyder att en privatperson inte kan fakturera ett företag eller en annan privatperson för ett utfört arbete. F-skatt får man genom att registrera ett företag hos Skatteverket. Det är allra enklast att registrera ett nytt företag på verksamt.se. När du registrerar ett företag kan du antingen ansöka om F-skatt eller FA-skatt. Skillnaden mellan de här två är hur du får din inkomst. Om du både kommer fakturera via ditt företag och ha en löneanställning ska du ansöka om FA-skatt. Ska du enbart driva verksamhet i ditt företag och inte kommer ha någon inkomst från en anställning är det F-skatt du ska ansöka om. 

I samband med att du registrerar ett företag kommer du även få göra en momsregistrering. Samtliga företag som kommer bedriva momspliktig försäljning ska vara momsregistrerade och skicka in momsdeklarationer till Skatteverket. Om du bedriver momspliktig försäljning har du även rätt att jämka momsen på de inköp du gör till verksamheten.

Fakturera utan företag

Om du inte har en storskalig verksamhet och tycker att det blir för arbetsamt att ha ett företag med allt redovisningsarbete det innebär finns det ett annat alternativ om du ändå vill kunna fakturera. Det du kan göra då är att fakturera utan företag, vilket betyder att du överlåter faktureringsuppdraget till ett företag som bedriver sådan verksamhet. Det finns flera sådana bolag som är aktiva i Sverige och de kallas ofta för egenanställningsbolag.

Det hela går till så att du kommer överens med uppdragsgivaren, alltså den som ska betala för en tjänst eller en produkt, om vad arbetet omfattar och vad du får fakturera för det. Du behöver få uppdragsgivarens godkännande på att fakturan skickas via ett egenanställningsföretag. 

När ni har kommit överens om hur uppdraget ska se ut ger du sedan i uppdrag åt egenanställningsföretaget att skicka fakturan åt din kund. När fakturan är betald kommer du få ersättning utbetald, och den kommer i form av lön vilket innebär att egenanställningsföretaget gör alla skatteavdrag och avdrag för sociala avgifter. Du behöver inte själv göra någon rapportering utan i princip kommer du bli som en anställd åt egenanställningsföretaget. För att fakturera på det här sättet behöver du inte ha ett eget företag. För det arbete som egenanställningsbolaget gör betalar du ofta en klumpsumma eller en procent av det totala faktureringsbeloppet. Därför är det inte lönsamt att använda dig av sådana här bolag för ofta, speciellt inte om du fakturerar på regelbunden basis. Det går däremot bra att göra det då och då om det är så att du inte har så pass stor verksamhet att det lönar sig att starta eget.

Att skapa en faktura

Du som har ett företag ska själv skapa och skicka fakturor till dina kunder. Det går att skapa fakturor på olika sätt. De flesta större företagen har egna faktureringsprogram, eller väljer att överlåta arbetet med fakturor till en redovisningskonsult. I ett litet företag som inte har en stor mängd fakturor går det att göra dem själv. Antingen kan du ladda ner en fakturamall gratis från internet, eller också kan du skapa en egen mall som du uppdaterar med aktuella uppgifter varje gång du ska fakturera. Det finns även faktureringsprogram som kostar en summa att använda, men om man använder dem får man tillgång till flera automatiserade processer och kan i bästa fall sköta avprickningen automatiskt genom bankintegrationer. Oavsett hur en faktura skapas behöver alltid en viss mängd information framgå på den.

Följande uppgifter ska du alltid inkludera på fakturor du skickar:

• Företagets namn och VAT/organisationsnummer
• Företagets kontaktuppgifter
• Kundens kontaktuppgifter
• Kundens VAT-nummer
• Specifikation över vad fakturan gäller och enhetspriser
• Momssats för respektive såld vara eller produkt

Vad gäller momsen ska den anges separat för varje enhet på fakturan. Det totala fakturabeloppet inkluderar både moms och produktens/tjänstens pris exklusive moms, men det ska tydligt framgå hur stor del av beloppet som är moms. Vanligt är att man anger en totalsumma, en summa exklusive moms och att man listar det belopp som utgör moms.

Tänk även på att datera fakturan när den är utställd och att ange ett förfallodatum. Sist, men inte minst, är det viktigt att varje faktura har ett unikt löpnummer. De här ska upprättas i nummerordning och det är viktigt att alla fakturor får sitt eget nummer så att du kan använda de skickade fakturorna som verifikationer för bokföringen.

Egenföretagare betalar in egenavgifter och skatt

När du får betalt för en faktura finns det en del avgifter du ska betala. Skillnaden mellan att vara anställd och att driva företag är att som anställd görs de här avdragen av din arbetsgivare, men du behöver själv se till att betala det du ska till Skatteverket som egenföretagare. Varje månad ska du som har ett företag betala in preliminärskatt till Skatteverket. Den debiteras ditt skattekonto en gång i månaden. För att veta hur stort belopp du ska betala i skatt gör du en så kallad preliminär inkomstdeklaration där du uppger hur stora inkomster du  räknar med att ha under året. Den ligger sedan till grund för vad de ska betala varje månad. 

En sak som är värd att tänka på med den preliminära deklarationen är att du ska uppdatera den om du plötsligt tjänar mer eller mindre än du har räknat med. Tjänar du mycket mer kommer du behöva betala mer skatt, och för att inte få restskatt när året är slut gäller det att betala in tillräckligt mycket direkt. Utöver att du ska betala skatt ska du som egenföretagare också betala egenavgifter. Generellt sett kan du räkna med att av de pengar du fakturerar, exklusive moms, så går ungefär 50 % till avgifter och 50 % är sådant du kan ta ut som lön.

Att redovisa och bokföra affärshändelser

Ett företag måste ha en bokföring och den ska upprättas löpande. När du har fakturerat och får betalt, eller när du har köpt något till företaget ska dessa affärshändelser föras in i bokföringen. Samtliga transaktioner som finns i bokföringen ska kunna styrkas med hjälp av en verifikation. Det kan till exempel vara ett kvitto på något du har köpt eller en kopia på en faktura du har skickat. Bokföringen kan göras digitalt eller i pappersform. Numera är det väldigt vanligt att företag väljer att bokföra digitalt eftersom det då går att komma åt bokföringen överallt, och när den sparas i molnet finns det en backup om något skulle hända.

Det finns inga lagstadgade krav på att du behöver använda ett bokföringsprogram som kostar, men om du vill expandera företaget och underlätta redovisningen kommer sådana program ofta med många praktiska funktioner som kommer spara tid. Det finns även bokföringsprogram som är gratis att använda.

Bokföring enligt kontantmetoden och faktureringsmetoden

Det finns två metoder för bokföring och de heter faktureringsmetoden och kontantmetoden. När man bokför enligt faktureringsmetoden kommer varje affärshändelse att bokföras två gånger. Den första bokföringsposten görs när man skickar eller tar emot en faktura, och den andra görs när man betalar eller får betalt. Fakturerar man enligt kontantmetoden, som är en enklare bokföringsmetod, gör man bara en post i bokföringen och det är antingen när man betalar eller får betalt.

Den huvudsakliga bokföringsmetoden är faktureringsmetoden och alla större företag behöver använda den. Ett mindre företag kan välja vilken metod man vill använda. För att man ska få välja att använda kontantmetoden krävs det att företaget omsätter mindre än tre miljoner per år. Kontantmetoden kräver alltså lite mindre arbete och är därför lämplig för enskilda firmor med småskalig verksamhet.

Att tänka på när du ska fakturera

Innan man kommer igång med fakturering och har blivit varm i kläderna om hur man ska gå till väga är det mycket att hålla i huvudet. Men, så länge du går igenom de allra viktigaste punkterna här nedanför kommer det gå som en dans. De här sakerna ska du tänka på när du fakturerar:

1. Kontrollera så att samtliga uppgifter som behöver finnas med på fakturan är inskrivna. Detta gäller såväl ditt företags uppgifter som kundens. Var även noga med att specificera momssatsen och den totala momsen.
2. Spara alla verifikationer. Det här gör du med fördel digitalt så att du inte riskerar att förlora ett kvitto eller en pappersfaktura. Du kan spara verifikationerna i molnet. Kom ihåg att du ska kunna koppla varje verifikation till en specifik transaktion i bokföringen och det är därför du ska använda unika löpnummer.
3. Bokför löpande under årets gång. Du ska inte vänta med att föra in affärshändelser i bokföringen tills året går mot sitt slut. Som företagare är du skyldig att upprätta en löpande bokföring. Ett tips är att avsätta någon timme i slutet av varje månad när du går igenom och upprättar bokföringen. Genom att verkligen avsätta tid på att upprätta bokföringen har du ett system som ger struktur till ditt arbete, och det kommer i sin tur göra att du kommer ha det mycket lättare när det är dags att deklarera.