Gratis bokföringsprogram – hur står det sig mot betalprogram?

Att bokföra innebär en del administrativt arbete för alla som har ett företag. Tidigare gjorde man all bokföring för hand, på papper eller i speciella häften ämnade för redovisning. I takt med att den tekniska utvecklingen har gått framåt är det här numera ett minne blott. Att behöva sitta med penna och papper och manuellt föra in alla utgifter och intäkter är inte längre nödvändigt.

Istället kan man använda sig av ett bra bokföringsprogram som både gör att översikten över ekonomin blir bättre och att bokföringen tar kortare tid att göra. Det finns både gratis bokföringsprogram och program som kostar. Den här guiden syftar till att reda ut vilket alternativ som är bäst att välja. 

Vem måste bokföra?

Enligt svensk lag ska alla som har en näringsverksamhet också ha en bokföring. I Bokföringslagen kan man läsa vad som gäller och vad det är man måste ha med i sin bokföring. I korthet är det alla transaktioner som rör ekonomin som ska läggas in i bokföringen. Har företaget betalat en faktura, gjort ett inköp eller betalat ut löner? Sådana poster ska in i bokföringen. Detsamma gäller om man har fått betalt av en kund. Alla ingående och utgående transaktioner ska alltså redovisas i den löpande bokföringen. 

Utöver att transaktionerna ska redovisas ska de också kategoriseras rätt. Det är det som blir betydligt mycket lättare om man har ett bokföringsprogram. 

Hur fungerar ett gratis bokföringsprogram?

Som vi nämnde finns det alltså både gratis bokföringsprogram och sådana man betalar för. Det är också vanligt att man kan få gratisperioder på ett program som kostar, så att man kan testa det i lugn och ro för att avgöra om det är passande för bolaget. Ett gratis bokföringsprogram kan antingen vara digitalt eller också kan det komma i form av en programvara som man laddar ner och installerar på sin dator. I dag är de flesta bokföringsprogram digitalt baserade. Det betyder att du kan använda det var som helst förutsatt att du har en internetuppkoppling.

I ett gratis bokföringsprogram kan du föra in transaktioner på ett sådant sätt som krävs enligt Bokföringslagen. Det som är värt att känna till är att det finns vissa skillnader mellan program som kostar och sådana som är gratis. På samma sätt som man får betala lite mer om man vill ha en mer avancerad hårklippning än en enkel toppning så är bokföringsprogram som kostar generellt sett mer avancerade och har flera funktioner. Ett gratisprogram kan fungera bra till en början när företaget är nystartat, men programmen har ofta ett begränsat antal funktioner och ett större eller växande företag kan behöva flera funktioner än vad som erbjuds.

Något annat som är viktigt att veta gällande gratis bokföringsprogram är att tillgången till support och kundtjänst ofta är begränsad. Blir det problem med programmet, eller om man har frågor om hur man ska föra in vissa transaktioner för att de ska hamna rätt är det inte sagt att det finns någon tillgänglig som kan hjälpa till med det. 

Fördelarna med att välja ett bokföringsprogram som är gratis är:

• Att det inte kostar någonting för företaget att använda dem
• Att de ofta är enkla, och passar därför relativt små företag 
• Att personer som har kunskaper inom bokföring enkelt kan lära sig dem

Nackdelarna med att välja ett bokföringsprogram som är gratis är:

• Funktionerna är begränsade. Programmen tillåter endast vissa typer av transaktioner
• Det är inte säkert att det finns en kundtjänst
• De passar sällan för företag som är i tillväxt eller har många transaktioner

Hur fungerar ett bokföringsprogram som kostar?

Om man betalar för ett bokföringsprogram har man exakt samma funktioner som i en version som är gratis, men man får också andra fördelar. Dels brukar de här programmen innehålla många fler funktioner som gör det smidigare att bokföra. Ofta finns det automatiserade processer som gör att varje transaktion per automatik kopplas ihop med rätt konto. Det kommer göra det enklare att följa företagets ekonomiska ställning. 

Använder man ett kostnadsbelagt bokföringsprogram har man också hjälp nära till hands när den behövs. De som erbjuder programmen kan både ha teknisk support och bokföringshjälp. Är man osäker på hur en transaktion ska föras in för att kopplas rätt så kan man ta kontakt med kundtjänsten så hjälper de en och förklarar var det är man ska göra. 

I ett bokföringsprogram som kostar brukar det dessutom ibland gå att skapa och skicka fakturor direkt i programmet. När fakturan betalas kommer transaktionen automatiskt in i programmet, förutsatt att man har kopplat ihop det med företagets konton. Det här är något som kommer göra att bokföringen tar betydligt kortare tid än om man ska mata in varje transaktion manuellt. 

Fördelarna med att välja ett bokföringsprogram man betalar för är:

• Företaget har enklare tillgång till support
• Lösningarna är ofta onlinebaserade
• Innehåller alla slags funktioner som behövs för ett företags bokföring
• Programmen kan kopplas samman med bankkonton

Nackdelarna med att välja ett bokföringsprogram som kostar är:

• Att företaget behöver betala för programmet

Vad kostar ett bokföringsprogram?

Alltid när man pratar om kostnader för olika program eller tjänster så finns det faktorer som spelar in. Man kan jämföra det med när man väljer hastighet på sitt internet. Ju högre hastighet man väljer, desto högre blir månadskostnaden för tjänsten. På samma sätt fungerar det med bokföringsprogram. Ju mer avancerade program man vill ha och ju fler tjänster man vill få tillgång till, desto mer kommer det komma att kosta. Därför kan vi inte säga ett exakt belopp för vad det kostar att köpa ett bokföringsprogram.

Något annat som påverkar vad det kostar att ha ett bokföringsprogram är vilken slags betalningsmodell man har. Det finns vissa program där man blir debiterad utifrån antalet transaktioner. Sådana program brukar vara dyra om man har färre transaktioner, och i takt med att antalet stiger så blir priset per transaktion lägre. 

En annan vanlig betalningsmodell är att man betalar ett fast pris varje månad, och för den kostnaden får man tillgång till hela programmet och alla funktioner. Ibland erbjuds man också att betala lite mindre för en enklare version av programmet. Slutligen finns det också program man betalar en engångssumma för och så får man använda dem hur länge som helst. Det som kan vara nackdelen med sådana program är att de inte alltid uppdateras direkt när det kommer nya riktlinjer för bokföring, utan att det tar ett tag eller att uppdateringarna helt och hållet uteblir. 

Vilket bokföringsprogram är bäst?

Även det är en fråga som det inte finns ett entydigt svar på. Om vi gör en liknelse igen; ett par skor kanske passar perfekt för en person, medan de på en annan skaver, är för smala eller har för låg sula. Det är samma sak med bokföringsprogram. Företag är så olika och behoven varierar både mellan branscher och bolag – därför kan vi inte säga på rak arm vilket program som är en universallösning som kommer vara perfekt för alla företag. 

Det man ska göra för att hitta rätt är att prova sig fram. Det klokaste är att både testa gratis bokföringsprogram och att skriva upp sig för provperioder på sådana som är avgiftsbelagda. En sak som är värd att tänka på är att man inte ska testa hur många program som helst, eftersom det kan bli krångligt när bokföringen ska föras över från ett program till ett annat. Läs på om de alternativ som finns och bestäm dig för ett par stycken som du vill veta mer om. De kan du testa innan du avgör vilket program som kommer underlätta mest för företaget.

Varför använda ett bokföringsprogram?

Eftersom det finns en lag som bestämmer hur en bokföring ska se ut och vad den ska innehålla är ett bokföringsprogram en stor hjälp. I princip kan man välja att göra allting manuellt i Excel eller till pappers, men arbetsbördan kommer bli så otroligt mycket högre om man gör det. Och om vi ska vara ärliga; vem har egentligen startat sitt företag för att göra redovisning? Knappast någon.

Ett bokföringsprogram som man förstår sig på, kan som rinnande vatten och integrerar med sina andra system kommer minska mängden tid som går åt. Det är en av anledningarna till varför det är smart att använda ett bra bokföringsprogram. Det är dessutom mycket lättare att kontrollera så att allting stämmer när man använder ett bokföringsprogram än det är om man har en egen manuell lösning. 

Ofta kan man också använda de underlag man har i bokföringsprogrammet och smidigt föra över dem till deklarationen när det behövs. Vissa bokföringsprogram kan dessutom skapa bilagor automatiskt som behöver bifogas till årsredovisningen eller deklarationen. Alla de här fördelarna arbetar tillsammans för att bokföringen inte ska bli det enda ett företag behöver ägna sig åt. Programmen möjliggör att man lägger sitt huvudsakliga fokus på det man egentligen arbetar med, alltså själva verksamheten.

Fördelen med digitala bokföringsprogram

Det är säkert inte någon större överraskning att majoriteten av bokföringsprogram numera är digitala. Det är helt enkelt en följd av att allting blir mer och mer digitaliserat i vår värld, och det har att göra med att det faktiskt är mycket smidigare att använda molntjänster och digitala lösningar än att allting ska behöva ske fysiskt på plats.

Därför är vår rekommendation att använda ett webbaserat bokföringsprogram. Med ett sådant kommer de transaktioner och affärshändelserna man registrerat finnas sparade i molnet. De lagras nästan alltid på säkra servrar och har backups, vilket betyder att det inte föreligger någon risk för att bokföringen förloras.

Den andra stora fördelen med att använda ett webbaserat bokföringsprogram är att man inte måste vara på en viss plats för att sköta sin bokföring. Man kan göra den när man sitter på tåget på en affärsresa, när man är hemma i soffan, eller när man är på kontoret. Det är mer lättillgängligt. Det brukar också gå att spara verifikationerna i programmet och koppla dem till rätt utgifts- eller intäktspost. Även det är något som underlättar istället för att man behöver markera varje enskilt kvitto och faktura med ett nummer och sedan leta rätt på motsvarande post i bokföringen.

Bokföra själv eller anlita redovisningskonsult?

Som näringsidkare kan man välja om man ska bokföra själv eller anlita någon som gör arbetet. Har man ett mindre företag, exempelvis en enskild firma, och inte så stor omsättning eller många transaktioner kan man ofta göra bokföringen själv. Större företag anlitar nästan alltid extern hjälp eller har en egen ekonomiavdelning som har ansvar för att upprätta den löpande bokföringen. 

För att avgöra om man ska bokföra själv eller anlita någon som gör det kan man utgå från om man tycker det är värt tiden man behöver lägga ner. Tycker man bokföringen känns belastande är det bättre att anlita någon för den. Detsamma gäller om det är så att man inte riktigt vet hur man ska bokföra och inte heller har någon lust att sätta sig in i reglerna som finns. Det är något en redovisningskonsult är expert på, och i och med det kommer de kunna upprätta en löpande bokföring enligt alla lagar och regler som finns.