Löneoutsourcing – så går du tillväga

Senast uppdaterad:  27. juni 2022

Vad är löneoutsourcing?

Löneoutsourcing innebär att man låter ett annat företag ta hand om det egna bolagets HR-administration och lönehantering. Det här är extremt viktiga delar av verksamheten när man har anställda. Som anställd ska man kunna lita på att ens arbetsgivare betalar ut lönen i tid, och att allting sker på rätt sätt. Det innebär att om man väljer att göra allt sådant arbete själv så kommer det ta en hel del tid i anspråk. Genom att outsourca lön får företaget mer tid att koncentrera sig på kärnverksamheten. 

Orsakerna till att man väljer att outsourca lön kan vara många. Det är vanligt att företag som siktar på att utöka sin verksamhet och därmed även antalet anställda väljer att göra det. Det är egentligen mindre relevant hur pass många anställda företaget har, det handlar i grund och botten om vad man vill lägga ner sin tid på som företagare. Vill man inte sitta på HR-administration är det mycket bättre att outsourca den. 

Fördelar med att outsourca lön

Förutom att det sparar mängder med tid när någon annan hanterar löner och HR-frågor så kommer outsourcing med många andra fördelar som ett företag kan ha glädje av. Några av de sakerna som är ett stort plus när man väljer att göra en outsourcing är bland annat:

  • Trygghet
    Man behöver inte bekymra sig för vad som händer om den som vanligen sitter med löneuträkningar och -utbetalningar blir sjuk eller går på semester. När man har anlitat ett externt företag för att göra arbetet kommer det alltid bli gjort, oavsett situationen inom den egna personalstyrkan.
  • Effektivisering
    När en löneavdelning outsourcas finns det flera möjligheter att göra löneverksamheten mer effektiv, eftersom de som arbetar med lönehanteringen är specialister inom området. Det gör att man i slutändan kan spara kapital genom att faktiskt låta någon annan göra arbetet åt en. 
  • Kompetens och kunskap
    Uppstår det frågor om löner eller om annan HR-administration har man rätt kompetens när man valt att outsourca arbetet. Komplicerade ärenden, såsom reseersättningar, arvoden eller andra ersättningar är ingenting du som företagare behöver sätta dig in i och räkna på. Det gör bolaget du har anlitat åt dig för att dina anställda ska få precis det de har rätt till, enligt alla de regler och lagar som är aktuella. 
  • Inget behov av egna system
    Företag är beroende av fungerande programvaror som är uppdaterade. Det gäller även när det kommer till lönehantering. Om man anlitar ett annat bolag som har ansvar för detta är det de som kommer se till att rätt system och program används. Bolaget behöver själv inte ha koll på vilka program som behövs.

Så gör du för att hitta rätt företag för löneoutsourcing

Man kan outsourca lön på flera sätt. Det går antingen att hitta ett företag som är specialister på det, eller också kan man välja att anlita en lönekonsult som gör samma arbete åt en. Oavsett om man vill välja en byrå eller gå på personval är det viktigt att man hittar rätt person för arbetet. Det kan vara svårt att veta vem man ska välja eftersom det finns väldigt många aktörer på marknaden. Det är ändå värt att ta sig tid att jämföra de alternativ man har, eftersom det här är någonting som ska ses som en investering för företaget.

Vilka tjänster ska ingå?

Börja med att fundera över vilka tjänster företaget har nytta av. En del företag som arbetar inom outsourcing är specialister antingen på generella tjänster eller också arbetar de med specifika områden.

Man kan anlita någon för att ta över hela lönehanteringen, men det går också att endast överlåta vissa delar av den om man så önskar. De flesta bolag som erbjuder att ta sig an andra företags HR-administration och lönehantering brukar vara villiga att paketera ihop lösningar som är anpassade efter kundernas önskemål. När du vet vad du önskar få hjälp med är det dags att leta efter företag som kan bistå med precis det. 

Hitta rätt kandidater

Det kan vara klokt att fråga andra företagare om de har ett företag eller en lönekonsult de använder sig av och som de känner sig nöjda med. Att gå på rekommendationer är bra eftersom du då vet att arbetet kommer löpa smärtfritt utan några bekymmer. 

Tänk även på att den byrå som ett annat företag har anlitat inte nödvändigtvis behöver vara rätt val för dig. Eftersom i princip alla av de här företagen arbetar digitalt behöver man inte välja det företag som är närmast. Det går lika bra att välja en lönekonsult eller ett outsourcing-företag som finns på en annan ort. 

Jämför företag och erbjudanden

När man har hittat ett par företag eller konsulter man tycker verkar intressanta är det dags att begära in förslag på tjänster och deras kostnader. När man skickar iväg en förfrågan är det viktigt att man är så tydlig man kan både vad gäller företagets storlek och antalet anställda, samt om vilka tjänster det är man önskar få understöd med.

Vad det kostar att anlita någon för lönehantering beror på många saker. Dels på hur omfattande arbetet är, exempelvis på tjänster och antal anställda. Dessutom kommer prislappen bero på om företaget man anlitar är väldigt eftertraktat. Ett företag som har många förfrågningar kan ta mer betalt än exempelvis ett mindre bolag som är relativt nystartat. 

Påbörja processen i god tid

Det är relativt vanligt att företag bestämmer sig för att outsourca lönehantering först när den person som haft det ansvaret på bolaget slutar, eller när man växer och anlitar många anställda inom en kort tid. Det gör att man inte har lika gynnsamma förutsättningar för att hitta rätt bolag för arbetet. Genom att i ett tidigt skede börja överväga de alternativ man har, kanske till och med innan man egentligen har ett behov av att låta någon annan göra jobbet åt en, så kommer man ha större möjligheter att hitta rätt partner för jobbet.

Är det inte möjligt att sätta igång processen i god tid kan man istället leta efter ett företag man kan ha i övergångsfasen, alltså när man letar efter det bolag som senare ska ta över hela lönehanteringen. Genom att göra det ger man sig mer tid att verkligen hitta ett företag som känns passande för uppgifterna. 

Vad är ett bra företag för löneoutsourcing?

Ett företag som arbetar med att hantera andra bolags löner är ett bra sådant om de har personal som drivs av att skapa personliga lösningar som passar för varje enskild kund. Det kan bland annat handla om att man använder specifika system för att matcha sådana som används på företaget, eller att man skapar effektiva processer som tar så lite tid som möjligt av kunden.

Våga ställ krav

Den lönekonsult eller det outsourcingbolag man anlitar är specialister. Därför ska man våga ställa krav. Det betyder att man som kund inte ska nöja sig med en standardlösning om den inte känns helt perfekt. Många som arbetar med lönehantering drivs av att skapa nya lösningar. Begär att bolaget ni anlitar presenterar en plan över alla steg i arbetet utifrån de önskemål ni har. Diskutera den sedan om den inte känns lämplig och kom gemensamt fram till andra tillvägagångssätt som fungerar för båda parter.