Lönehantering: Allt du behöver veta

Lönehantering handlar om allt som har med dina anställdas löner och utbetalningar att göra. Ett företag som har anställda behöver arbeta med detta på månatlig basis, medan företag som endast anställer ibland behöver hantera löner när de har anställda. Lönehantering kan vara svår att förstå sig på då det finns flera saker man behöver känna till. I den här guiden kommer vi informera dig om allt du behöver veta gällande löner och deras utbetalning.

Lönehantering är en viktig sak för företaget

Lön och lönehantering är någonting man som företagare vill ska fungera smärtfritt. Inte minst kan det orsaka stress och extra arbete för dig om den inte fungerar, och en bristfällig lönehantering kan dessutom göra att de som är anställda tappar sitt förtroende för företaget och inte vill arbeta kvar. Alla anställda har rätt att få sin lön i tid, och det är du som företagare som har som uppgift att se till att det händer på ett korrekt sätt.

Som arbetsgivare ska du informera de som är anställda i företaget om hur ofta och när lönen betalas ut. Det bästa är att låta det framgå i arbetskontraktet. I många fall är du fri att avgöra själv hur företagets process kring löneutbetalningar ska se ut, men om företaget är bundet till ett hängavtal eller kollektivavtal finns det särskilda regler du måste ta i beaktande.

För en anställd innebär lönehantering kort och gott att lönen betalas ut på den dag som står i anställningsavtalet. För dig som företagare innebär lönehantering betydligt mycket mer än så. Det är ganska många saker att göra och hålla koll på innan lönen kan betalas ut. Därför går alla löneprocesser igenom flera olika steg, och dessa steg upprepar man varje gång det är dags att göra en utbetalning.

Att göra inför varje löneutbetalning

Varje månad ska den anställdes bruttolön räknas ut. Bruttolön är det belopp den anställde får innan att några skatteavdrag har gjorts. Vilken bruttolön en anställd har framgår av anställningskontraktet eller det avtal ni har gjort sinsemellan. Tänk även på:

• Att räkna ut eventuell övertidsersättning eller OB-ersättning
• Att göra avdrag om den anställde exempelvis varit sjuk eller har varit ledig
• Att beräkna värdet på eventuella skattepliktiga förmåner.
• Att räkna ut skatteavdrag
• Att räkna ut vilka arbetsgivaravgifterna blir på bruttolönen och de skattepliktiga förmånerna
• Att göra skatteavdrag på den anställdes bruttolön
• Att addera skattefria ersättningar 
• Att upprätta en lönespecifikation
• Att skatt och arbetsgivaravgifter ska betalas in till Skatteverket

Löneutbetalning och skatteavdrag

Innan lönen kan betalas ut till de anställda ska du som arbetsgivare göra skatteavdrag. Du vet hur mycket skatt du ska dra av från bruttolönen utifrån den anställdes personliga skattsedel. Den anställde har rätt att få veta hur mycket skatt som dragits. Det enklaste sättet att informera om det är att skriva med det på lönespecifikationen.

Du ska dra av skatt från den anställdes lön enligt en skattetabell. Du får veta vilken skattetabell en anställd har på ett av följande två sätt:

1. Begär att den anställde lämnar in eller visar upp sin skattsedel. Den anställde kan skriva ut den själv eller beställa den på Skatteverkets hemsida.
2. Du kan göra en CSR-förfrågan hos Skatteverket för att få tillgång till de uppgifter du behöver för att göra rätt skatteavdrag på lönen. Om du gör det behöver den anställde inte lämna in sin skattsedel.

Undantag till skattsedel

Det finns situationer när du ska dra av 30 % i skatt från den anställdas lön oavsett vad dennes skattetabell är. Du ska göra ett avdrag på 30 % om:

• Den anställde har arbetet som en sidoinkomst
• Det handlar om ett engångsbelopp
• Det gäller ett kortsiktigt arbete som pågår en kortare tid än en vecka

Ifall du skulle betala ut en tidsbestämd lön tillsammans med ett engångsbelopp ska du som arbetsgivare använda en särskild skattetabell som gäller för engångsbelopp. Den kan exempelvis behöva användas om du betalar ut lön retroaktivt. Du hittar skattetabellen som gäller för engångsbelopp här. 

F-skatt och A-skatt

En anställd har i vanliga fall A-skatt. F-skatt är det som någon som har en näringsverksamhet har. Skillnaden mellan dessa två är att någon som har F-skatt själv är ansvarig för att betala in sociala avgifter och skatter, medan det är arbetsgivaren som gör det när någon har A-skatt. 

En person som har F-skatt ser man i princip aldrig som en anställd, men under specifika förutsättningar kan det göras en bedömning att någon som har F-skatt ändå kan bedömas som anställd. Det är Skatteverket som gör den bedömningen. Faktorer som spelar in är bland annat hur arbetet ser ut och om det utförs självständigt eller om det inte gör det. 

Det finns även något som heter FA-skatt. Det är något en person som både är anställd och har en näringsverksamhet kan ansöka om. Då kan personen både driva sin näringsverksamhet och vara anställd. Om du har en anställd som både har F- och A-skatt ska du använda reglerna som gäller för A-skatt när du ska göra en löneutbetalning. 

Förmåner för en anställd

Som arbetsgivare kan du ge de du anställer olika förmåner. Till förmåner räknas sådan ersättning en anställd får istället för att denne får kontanter. Som regel kan du utgå från att en förmån blir en förmån när du betalar en levnadskostnad som kan anses vara privat åt den som du har anställt. 

Förmånerna är oftast skattepliktiga, men det finns undantag och det är ifall en viss förmån har reglerats så att den ska vara skattefri. Om det är så att förmånerna du betalar ut är skattepliktiga ska du betala arbetsgivaravgifter för dem. Avgifternas storlek räknas ut baserat på förmånens värde. Du ska också dra av skatt. 

Frekvent förekommande förmåner är bland annat:

• Sjukvård
• Städhjälp
• Företagshälsovård
• Subventionerade eller fria måltider
• Kostnadsfri parkeringsplats
• Fri bil
• Subventionerad eller fri friskvård

Fri tillgång till bil

Om den som är anställd har en företagsbil som hen även använder privat är det att se som en skattepliktig förmån eftersom det är du som arbetsgivare som betalar för tjänstebilen. Fri bil inkluderar även bränslekostnader. 

Om den anställda som har en tjänstebil endast använder den i en ringa omfattning, det vill säga vid som mest tio tillfällen varje år och med en sammanlagd körsträcka på som mest 100 mil, är det inte en skattepliktig förmån. Tänk även på att de resor som den anställde gör till och från jobbet normalt sett räknas som en privat resa. 

Hos Skatteverket kan du göra en bilförmånsberäkning för att räkna ut värdet på förmånen med fri bil. 

Friskvård och motion

Som arbetsgivare kan du ge din personal friskvård. Den är skattefri om den endast uppgår till ett mindre belopp och dessutom riktar sig till alla som är anställda i företaget. I sådana situationer behöver du inte göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter för förmånen. 

Du kan ge din personal möjlighet att motionera eller ta del av friskvård på arbetsplatsen, eller också kan du betala ut ersättning för exempelvis ett gymkort eller danslektioner. Ifall den anställde har en privat utgift för någon form av motion eller friskvård kan denne lämna in ett kvitto till dig, och du betalar ut ersättning. Du får betala ut ett friskvårdsbidrag skattefritt på som mest 5 000 kronor per person och år. 

Om du inte vill betala ut ett friskvårdsbidrag kan du också välja att stå för en viss kostnad i sin helhet. Exempelvis kan du bekosta en anställds årskort till simhallen. För att det här ska ses som en skattefri personalvårdsförmån måste aktiviteten du betalar vara av ett mindre värde och av ett enklare slag. Det finns inga fastställda belopp gällande vad som är att betrakta som ett mindre värde, men årskort på en simhall eller ett gym brukar i de allra flesta fallen få plats i den definitionen.

Det går även att ge friskvårdsförmåner för enstaka aktiviteter eller behandlingar, exempelvis ett besök hos en massör. Kostnaden för en enstaka behandling bör inte vara högre än 1 000 kronor per gång eftersom det då kan hända att det inte räknas som ett mindre värde. 

Betalar du ut dylika friskvårdsförmåner ska du vara uppmärksam på att inte betala ut för höga belopp totalt till samma person. Det totala beloppet för dylika förmåner får inte vara högre än det man kan betrakta som ett mindre värde. Tänk också på att du behöver erbjuda hela personalstyrkan samma möjlighet för att förmånen ska vara skattefri. Om det endast är en eller några i personalen som får förmånen medan andra inte får det är det inte en skattefri förmån.

Sjukvård som förmån

Som arbetsgivare kan du betala för en anställds privata sjukvård. Sådan vård är den som inte finansieras med offentliga medel. För sådana här förmåner behöver du aldrig betala någon skatt. Dock får du inte heller göra några avdrag för den.

En privat sjukvårdsförmån innebär att den anställde inte blir beskattad för själva förmånen. Däremot kan du som arbetsgivare göra ett avdrag på bruttolönen för att kompensera de utgifter du har haft för förmånen.

Vill du ge en sjukvårdsförmån inom den offentliga vården betalar du skatt för den och kan göra avdrag för kostnaderna.

Så fungerar arbetsgivaravgifter

Som arbetsgivare behöver du betala in arbetsgivaravgifter till Skatteverket. De här avgifterna appliceras på varje löneutbetalning du gör. Arbetsgivaravgifterna går bland annat till att finansiera socialförsäkringen i Sverige. 

När du ska betala arbetsgivaravgifter är det viktigt att du kontrollerar vilka som gäller för året. Avgifterna uppdateras kontinuerligt och de behöver inte vara likadana från år till år.

Arbetsgivaravgifterna utgörs av flera avdrag som tillsammans skapar den totala procentsats som ska dras av. I arbetsgivaravgiften ingår:

• Sjukförsäkringsavgift
• Föräldraförsäkringsavgift
• Ålderspensionsavgift
• Arbetsmarknadsavgift
• Efterlevandepensionsavgift
• Allmän löneavgift

Få hjälp med lönehantering

Det är många saker att tänka på när man är arbetsgivare och ska betala ut lön och förmåner till sina anställda. För någon som inte är så van, eller som inte har tillräckligt mycket tid att göra det här finns det hjälp och stöd att få. 

Om du inte vill ta hand om företagets lönehantering själv kan du ta hjälp av oss. Skicka in en offertförfrågan på vår hemsida så matchar vi dig med revisorer som ar kunskap om lönehantering och vet vilka alla lagstadgade regler är. Revisorerna kommer sedan återkomma till dig med offerter som du kan jämföra i lugn och ro. Den här tjänsten är naturligtvis gratis och du är inte bunden till att godkänna något av de erbjudanden du får.