Löneoutsourcing – så går du tillväga

Löneoutsourcing är någonting som trender visar blir allt mer populärt för företag som har anställda. Det är inte bara stora företag som kan ha nytta av att anlita någon för lönehantering, utan även små företag med ett fåtal anställda får ofta mycket tid över genom att låta någon annan ta hand om det som rör HR-administration. När man ska anlita någon för löneoutsourcing finns det flera alternativ att välja mellan eftersom det är många aktörer på marknaden som erbjuder tjänster inom området. 

Vad är löneoutsourcing?

Löneoutsourcing innebär att man låter ett annat företag ta hand om det egna bolagets HR-administration och lönehantering. Det här är extremt viktiga delar av verksamheten när man har anställda. Som anställd ska man kunna lita på att ens arbetsgivare betalar ut lönen i tid, och att allting sker på rätt sätt. Det innebär att om man väljer att göra allt sådant arbete själv så kommer det ta en hel del tid i anspråk. Genom att outsourca lön får företaget mer tid att koncentrera sig på kärnverksamheten. 

Orsakerna till att man väljer att outsourca lön kan vara många. Det är vanligt att företag som siktar på att utöka sin verksamhet och därmed även antalet anställda väljer att göra det. Det är egentligen mindre relevant hur pass många anställda företaget har, det handlar i grund och botten om vad man vill lägga ner sin tid på som företagare. Vill man inte sitta på HR-administration är det mycket bättre att outsourca den. 

Fördelar med att outsourca lön

Förutom att det sparar mängder med tid när någon annan hanterar löner och HR-frågor så kommer outsourcing med många andra fördelar som ett företag kan ha glädje av. Några av de sakerna som är ett stort plus när man väljer att göra en outsourcing är bland annat:

• Trygghet
  Man behöver inte bekymra sig för vad som händer om den som vanligen sitter med löneuträkningar och -utbetalningar blir sjuk eller går på semester. När man har anlitat ett externt företag för att göra arbetet kommer det alltid bli gjort, oavsett situationen inom den egna personalstyrkan.
• Effektivisering
  När en löneavdelning outsourcas finns det flera möjligheter att göra löneverksamheten mer effektiv, eftersom de som arbetar med lönehanteringen är specialister inom området. Det gör att man i slutändan kan spara kapital genom att faktiskt låta någon annan göra arbetet åt en. 
• Kompetens och kunskap
  Uppstår det frågor om löner eller om annan HR-administration har man rätt kompetens när man valt att outsourca arbetet. Komplicerade ärenden, såsom reseersättningar, arvoden eller andra ersättningar är ingenting du som företagare behöver sätta dig in i och räkna på. Det gör bolaget du har anlitat åt dig för att dina anställda ska få precis det de har rätt till, enligt alla de regler och lagar som är aktuella. 
• Inget behov av egna system
  Företag är beroende av fungerande programvaror som är uppdaterade. Det gäller även när det kommer till lönehantering. Om man anlitar ett annat bolag som har ansvar för detta är det de som kommer se till att rätt system och program används. Bolaget behöver själv inte ha koll på vilka program som behövs.

Så gör du för att hitta rätt företag för löneoutsourcing

Man kan outsourca lön på flera sätt. Det går antingen att hitta ett företag som är specialister på det, eller också kan man välja att anlita en lönekonsult som gör samma arbete åt en. Oavsett om man vill välja en byrå eller gå på personval är det viktigt att man hittar rätt person för arbetet. Det kan vara svårt att veta vem man ska välja eftersom det finns väldigt många aktörer på marknaden. Det är ändå värt att ta sig tid att jämföra de alternativ man har, eftersom det här är någonting som ska ses som en investering för företaget.

Vilka tjänster ska ingå?

Börja med att fundera över vilka tjänster företaget har nytta av. En del företag som arbetar inom outsourcing är specialister antingen på generella tjänster eller också arbetar de med specifika områden.

Man kan anlita någon för att ta över hela lönehanteringen, men det går också att endast överlåta vissa delar av den om man så önskar. De flesta bolag som erbjuder att ta sig an andra företags HR-administration och lönehantering brukar vara villiga att paketera ihop lösningar som är anpassade efter kundernas önskemål. När du vet vad du önskar få hjälp med är det dags att leta efter företag som kan bistå med precis det. 

Hitta rätt kandidater

Det kan vara klokt att fråga andra företagare om de har ett företag eller en lönekonsult de använder sig av och som de känner sig nöjda med. Att gå på rekommendationer är bra eftersom du då vet att arbetet kommer löpa smärtfritt utan några bekymmer. 

Tänk även på att den byrå som ett annat företag har anlitat inte nödvändigtvis behöver vara rätt val för dig. Eftersom i princip alla av de här företagen arbetar digitalt behöver man inte välja det företag som är närmast. Det går lika bra att välja en lönekonsult eller ett outsourcing-företag som finns på en annan ort. 

Jämför företag och erbjudanden

När man har hittat ett par företag eller konsulter man tycker verkar intressanta är det dags att begära in förslag på tjänster och deras kostnader. När man skickar iväg en förfrågan är det viktigt att man är så tydlig man kan både vad gäller företagets storlek och antalet anställda, samt om vilka tjänster det är man önskar få understöd med.

Vad det kostar att anlita någon för lönehantering beror på många saker. Dels på hur omfattande arbetet är, exempelvis på tjänster och antal anställda. Dessutom kommer prislappen bero på om företaget man anlitar är väldigt eftertraktat. Ett företag som har många förfrågningar kan ta mer betalt än exempelvis ett mindre bolag som är relativt nystartat. 

Påbörja processen i god tid

Det är relativt vanligt att företag bestämmer sig för att outsourca lönehantering först när den person som haft det ansvaret på bolaget slutar, eller när man växer och anlitar många anställda inom en kort tid. Det gör att man inte har lika gynnsamma förutsättningar för att hitta rätt bolag för arbetet. Genom att i ett tidigt skede börja överväga de alternativ man har, kanske till och med innan man egentligen har ett behov av att låta någon annan göra jobbet åt en, så kommer man ha större möjligheter att hitta rätt partner för jobbet.

Är det inte möjligt att sätta igång processen i god tid kan man istället leta efter ett företag man kan ha i övergångsfasen, alltså när man letar efter det bolag som senare ska ta över hela lönehanteringen. Genom att göra det ger man sig mer tid att verkligen hitta ett företag som känns passande för uppgifterna. 

Vad är ett bra företag för löneoutsourcing?

Ett företag som arbetar med att hantera andra bolags löner är ett bra sådant om de har personal som drivs av att skapa personliga lösningar som passar för varje enskild kund. Det kan bland annat handla om att man använder specifika system för att matcha sådana som används på företaget, eller att man skapar effektiva processer som tar så lite tid som möjligt av kunden.

Leta brett efter rätt hjälp med löneoutsorcing

Som vi har nämnt finns det möjlighet att antingen anlita ett företag eller en konsult för att få hjälp med löneoutsourcing. För att öka företagets möjligheter att faktiskt hitta en riktigt bra matchning gäller det att leta brett. Det är lätt hänt att man bara gör en enkel googling och väljer den konsult eller det företag som visas högst upp på resultatlistan, men det är ofta klokt att göra en del research och diskutera önskemålen och behoven med flera företag eller personer innan ni tar ett beslut – trots allt ska det underlätta att ta hjälp med löneoutsourcing och även småsaker kan bli som naglar i ögat om man inte är noga med sitt val.

Att be om rekommendationer från andra företag man har koppling till är ett sätt att få tips på hjälpsamma och effektiva samarbetspartners, ett annat är faktiskt att använda sökmotorer – men då att bredda sina sökningar. Gör man en “vanlig” sökning kommer sökmotorn leta efter alternativ inom landets gränser, och det är ju inte heller en hemlighet att många bolag annonserar sig själva via sökmotorer. Men, det behöver ju inte innebära att de är de allra bästa alternativen. Det kan finnas många företag och personer som befinner sig utomlands som också erbjuder likvärdiga tjänster, men till ett bättre pris.

Att bredda sin sökning gör man enkelt genom att använda en VPN. När man ansluter en enhet till en VPN-server får man en ny IP-adress, och på det sättet kan man hoppa mellan olika geografiska områden och få andra sökresultat än de man får om man är hemma i Sverige. Vill ni kanske hitta en lönekonsult som arbetar på distans i ett annat land, men som är expert på just ert område kan ni med fördel välja en VPN-server i ett annat land och göra sökningar på det. Eftersom sökresultaten blir annorlunda när man har en IP-adress från ett annat land får man också möjlighet att göra en bredare sökning efter rätt lönekonsult eller -företag.

En annan fördel med att använda VPN är också att all trafik krypteras och färdas genom en säker tunnel mellan enheten, servern och destinationen. Det innebär att det är snudd på omöjligt för någon utomstående att komma åt ens data eller hacka ens känsliga information, och därför är det att rekommendera att man alltid har en aktiv VPN-uppkoppling. Om man inte behöver få sökresultat från andra länder kan man helt enkelt välja en server i Sverige istället. Då får man ett skydd på toppnivå samtidigt som uppkopplingens hastighet är så hög som möjligt. Med en VPN kan man alltså skydda företagets information oavsett om det handlar om intern kommunikation, rekrytering eller finansiella transaktioner.

Våga ställ krav

Den lönekonsult eller det outsourcingbolag man anlitar är specialister. Därför ska man våga ställa krav. Det betyder att man som kund inte ska nöja sig med en standardlösning om den inte känns helt perfekt. Många som arbetar med lönehantering drivs av att skapa nya lösningar. Begär att bolaget ni anlitar presenterar en plan över alla steg i arbetet utifrån de önskemål ni har. Diskutera den sedan om den inte känns lämplig och kom gemensamt fram till andra tillvägagångssätt som fungerar för båda parter.