Vad är extern redovisning? Definition och förklaring

Företag behöver göra redovisning varje år. Redovisning är ett vitt begrepp och innefattar flera områden, däribland bokföring och bokslut. Den del av redovisningen som blir offentlig är den man kallar för extern redovisning. Det finns även någonting som kallas för intern sådan. Vi kommer reda ut vad skillnaden mellan de här två är och vad den externa varianten ska innehålla för att den ska följa de bestämmelser som finns i lagstiftningen. 

Detta är redovisning

I lagen står det vilken slags redovisning företag ska göra. Reglerna för redovisning är olika beroende på vilket slags företag det handlar om och hur stor omsättning det bolaget har. Redovisning går i korthet ut på att man sammanställer alla affärshändelser som inträffat i ett företag under ett räkenskapsår. Det gör man både genom den löpande bokföringen och genom olika rapporter, kvartalsbokslut och årsbokslut. 

Redovisning är någonting som alla företag måste göra. Man kan inte avsäga sig den skyldigheten ens fast man endast har haft en enda affärshändelse i företaget under ett år. 

Syftet med redovisning

Redovisningen har flera syften. Dels kommer den ligga till grund för deklarationer och företagets beskattning, dels ger den viktig information till alla som vill ha en inblick i hur det går i företaget. Det finns intern och extern redovisning. Intern redovisning är sådan redovisning som endast används bland de som är verksamma i företaget, exempelvis företagsledare och styrelse. 

Den interna redovisningen behöver man inte offentliggöra, utan den finns alltså endast till för att man som företagare själv ska kunna följa företagets utveckling och framgång. Det finns inga egentliga regler som bestämmer vad som ska ingå i den interna redovisningen, men det finns däremot regler för vad som måste finnas med i en extern redovisning. När man hänvisar till intern redovisning pratar man ofta om allt från budgetar till kostnadskalkyler, helt enkelt sådana dokument och rapporter som man behöver för att kunna planera för verksamhetsdriften och för att kunna stämma av så att verkligheten stämmer överens med planen.

I den här texten kommer vi fokusera på den externa redovisningen. Många bolag kombinerar den interna och externa redovisningen eftersom den externa redovisningen kan ha nytta av sådana dokument man tar fram från den interna. Oavsett hur man väljer att göra är syftet att 

• ge utomstående parter en bild av företagets ställning och ekonomi
• sammanfatta företagets ekonomiska position
• underlätta beslutsfattande i företaget

Extern redovisning

Den externa redovisningen är den som blir offentlig. Både Skatteverket, aktieägare och andra kan få tillgång till den delen av redovisningen. Det är den här biten som styrs av lagen och det finns tydliga regler för vad en extern redovisning ska innehålla för att ge en korrekt bild av företagets ställning. Upprättandet av extern redovisning görs genom många program och försystem. Vissa som frekvent används är exempelvis ekonomiprogram, lagerbokföringar och projektredovisningar.

Att göra en korrekt redovisning

Redovisning görs i en viss ordning. Eftersom det är ett stort begrepp med många mindre underområden behöver man göra allting i rätt ordning för att den slutgiltiga redovisningen av ett räkenskapsår ska bli rätt. En redovisning kan göras av företaget, eller också går det att välja att ta in extern hjälp. Redovisningskonsulter kan göra allt som har med den att göra, oavsett bolagsform och storlek på företaget. Det går även att endast ta hjälp med sådana områden man inte hinner med själv, exempelvis löpande bokföring. 

De saker man måste göra för att göra för att i slutet av året kunna skicka in en extern redovisning är:

Löpande bokföring: Enligt Bokföringslagen ska man föra in alla affärshändelser i bokföringen kontinuerligt under räkenskapsåret. Betalar man en faktura måste den göras till en bokföringspost senast nästa månad. Gör man en affär kontant ska det registreras i bokföringen nästa vardag, som allra senast. 
De bokföringsposter man har i bokföringen ska kunna styrkas med en verifikation. En verifikation är till exempel ett kvitto, en faktura eller något annat dokument som kan påvisa att den redovisade transaktionen faktiskt har skett. Alla verifikationer ska sparas, antingen digitalt eller på papper. Sortera alla verifikationer i datumordning så är det enkelt att hitta rätt dokument när det behövs. 

Delårsrapporter / kvartalsrapporter: En del företag ska göra delårsrapporter, även kända som kvartalsrapporter. Längre ner i den här guiden kommer vi gå igenom vilka företag det är som måste göra sådana. Delårsrapporterna kan man se som en komprimerad version av årsredovisningen. 

Förberedelse för bokslut: När räkenskapsåret går mot sitt slut ska man förbereda inför bokslutet. Det man behöver göra är att stämma av alla konton och kontrollera om det finns sådana som inte används. Man ska även gå igenom bokföringen för att granska så att den är korrekt och riktig. Har företaget ett varulager ska man även inventera det. 

Bokslut: När räkenskapsåret är slut ska man göra ett bokslut. I bokslutet gör man en sammanställning av det gångna årets affärshändelser. Man kan inte göra bokslutet innan räkenskapsåret har tagit slut, och det finns olika former av bokslut; förenklat bokslut, årsredovisning och årsbokslut. 

Revision av årsredovisningen: De företag som enligt lagen måste ha en revisor ska ge årsredovisningen till den personen så att hen kan göra sin granskning. När revisorn är klar får företaget en revisionsberättelse. I en sådan berättelse kommer revisorn ge ett utlåtande gällande om företaget har några brister i redovisningen. 

Revisionsberättelse och årsredovisning skickas in: Årsredovisningen och tillhörande revisionsberättelse skickas in till Bolagsverket för granskning. Det är de här dokumenten som kommer utgöra den externa redovisningen. Om allting är i sin ordning skickar Bolagsverket en bekräftelse till företaget, och om det behövs kompletteringar blir man meddelad om det. 

Skyldighet att upprätta årsredovisning

Alla företag behöver inte skicka in en årsredovisning till Bolagsverket. Det som gäller är att alla aktiebolag ska göra en årsredovisning, men det är inte alla som måste ha en revisor. Revisionsplikten träder i kraft om företaget har:

1. Tre eller flera anställda i medeltal
2. 1,5 miljoner kronor eller mer i balansomslutning
3. Mer än 3 miljoner kronor i nettoomsättning

Man ser alltid tillbaka på de två senaste räkenskapsåren när man avgör om det finns revisionsplikt eller inte. Det som gäller är att två eller tre av de ovanstående kriterierna ska vara uppfyllda under båda åren. Det behöver vara samma punkter som är uppfyllda under båda åren. Om det inte är det så finns det inte heller någon revisionsplikt. 

Alla aktiebolag, alltså också de som inte har revisionsplikt, ska göra en årsredovisning som består av:

• Sammanfattning av utgifter och inkomster, en så kallad balansräkning
• Sammanfattning av kostnader och intäkter, en resultaträkning
• Förvaltningsberättelse
• Tilläggsupplysningar, även kallade för noter

Större företag ska även ha med en kassaflödesanalys. 

Företag som är skyldiga att göra kvartalsrapporter

Vissa företag behöver, förutom att göra en årsredovisning, även göra kvartalsrapporter. Banker, finansiella holdingföretag med dotterbolag som har andelar i kreditinstitut, försäkringsföretag samt värdepappersföretag måste göra kvartalsrapporter. Även sådana företag som har skuldebrev eller andelar som är noterade på en auktoriserad marknadsplats behöver upprätta delårsrapporter. 

Innehåll i en delårsrapport

Alla delårsrapporter (kvartalsrapporter) ska innehålla en sammanfattning av företagets balansräkning. Man behöver inkludera samma summeringar och rubriker i rapporten som man hade i den senaste årsredovisningen. En kvartalsrapport ska också ha ett sammandrag av företagets resultaträkning, även den med samma summeringar och rubriker som fanns i föregående årsredovisning. 

Delårsinformation, det vill säga information om händelser som haft en särskild betydelse för att det ska gå att förstå vilka resultat och vilken ställning företaget uppnått, ska också finnas med. Sist och slutligen ska man ha med jämförande uppgifter. De ska hämtas från samma period det föregående året. 

Att göra redovisning – vem får göra vad?

Redovisningen består som du säkert märkt av flera olika delar och arbetet med det som sedan resulterar i den externa redovisningen pågår under hela året. Om man har tillräckliga kunskaper om det administrativa arbetet kring redovisning kan man göra den själv. Det är ändå många företag som väljer att istället anlita en redovisningskonsult för att det sparar tid och för att man kan känna sig säkrare på att redovisningen följer de regler som finns. 

En redovisningskonsult kan göra den externa redovisningen, men konsulten får däremot inte göra en revision. För en revisor gäller motsatta regler. Denne kan göra revision men inte redovisningen. Att de här yrkesrollerna är separata har med objektivitet att göra. Det arbete en revisor gör förlorar sitt syfte om den personen skulle ha gjort redovisningen. Ett krav på en revisor är att den personen ska granska företaget som en oberoende person. Opartiskheten försvinner om revisorn skulle göra redovisningen som hen sedan ska granska. 

Extern redovisning är väldigt viktigt

Den externa redovisningen är väldigt viktig för företag. Dels kommer den göra att företaget ses som mer pålitligt av både kunder och leverantörer, dels är den ett bra verktyg för företagsledningen när man vill granska det arbete man har gjort för att kunna bedöma om det varit ändamålsenligt eller om det finns saker man kan förbättra till nästa räkenskapsår. 

Det finns tidsgränser för när den externa redovisningen ska vara klar. Det är viktigt att man följer de här tiderna och skickar in de dokument som behövs i tid. Om man inte gör det kan man bli dömd för bokföringsbrott. 

Att komma ihåg om extern redovisning

För att man ska göra arbetet med extern redovisning smidigt behöver man komma ihåg vissa saker. Det allra första är att man ska se till att ha ett tydligt system för hur alla verifikationer sparas. Verifikationerna är väldigt viktiga för att man ska kunna göra avdrag man har rätt till, och för att omsättningen i bolaget ska räknas ut korrekt. 

Vidare ska man också löpande bokföra alla affärshändelser. All bokföring behöver sparas i minst sju år. Det går bra att spara den digitalt eller på papper.